Welkom! In deze handleiding zullen we voor template schrijvers stapsgewijs door Docflow lopen. Het template en de documenten zijn aan elkaar verbonden, dus het is lonend om hier precies te zijn.
Wordt de jargon je teveel en loop je vast? Probeer dan eens te klikken op de blauwe woorden voor extra uitleg.
Stap 1: Opleidingen toevoegen
Opleidingen is een object met een eigen pagina (naast templates en documenten). Opleidingen dienen als vooraf ingevulde waarden voor Smart Fields. Hiermee maak je bij het produceren van een document onderscheid tussen verschillende opleidingen (en bijbehorende documenten). Start daarom met de exacte opleidingsnaam en CROHO nummer toe te voegen.
Stap 2: Templates importeren vanuit Word
Het importeren van Word documenten gaat aan de hand van een paar opmaakregels. Volg de onderstaande stappen om jouw document als template te importeren in Docflow. Wanneer het Word document op deze manier gestructureerd is kan onze applicatie dit correct overnemen. Alle andere elementen (text, tabellen, lijsten en foto's) zullen automatisch worden overgenomen. Tijdens het importeren is het ook mogelijk om automatisch smart fields aan te maken. Plaats brackets '{{TEKST}}' voor- en na de tekst in Word en scheidt de naam van het smart field en de invulling ervan met een '|'.
Het is wellicht sneller om achteraf in Docflow met onze knip/plak functie de woorden te vervangen met smart fields. Let op: voorpagina's en inhoudstabellen worden niet geïmporteerd maar zijn achteraf makkelijk aan te maken in Docflow.
Stap 3: Rolverdeling
Top, we zijn goed op weg! Nu de opleidingen staan en het template werkt, wordt het tijd om je gebruikers uitnodigen door hun e-mail op de juiste plek in te voeren. Uitnodigen kan zowel op template niveau als op document niveau. Om te checken of je in het template of het document zit, kan je naar de URL kijken: daarin staat /document of /template na school.docflow.co/
Als je in het template zit en je wil gebruikers uitnodigen, klik dan rechts boven op delen en voer hun adres in. Selecteer een rol en zij krijgen de uitnodiging in hun inbox die hen toegang verleend tot de applicatie
Map of Document
Als je in het document zit en je wil gebruikers uitnodigen, klik dan rechts boven op "delen" en voer hun adres in. Selecteer een rol en zij krijgen de uitnodiging in hun inbox die hen toegang verleend tot de applicatie
Wil je gebruikers uitnodigen tot een hele map, inclusief alle documenten. Ga dan naar de template of documenten map en klik op het "Plusje" onder de map naam. Selecteer hun rol en zij krijgen een uitnodiging in hun inbox te zien.
Bepaal van tevoren of gebruikers in één specifiek document, map, template of template map moeten helpen. Zo komt iedereen in een omgeving waar ze alleen de juiste documenten te zien krijgen en voorkom je misverstanden.
Rolverdeling
Tijdens het uitnodigen vraagt Docflow naar een rolverdeling, die bepalend is voor hun bevoegdheid in de omgeving. Schrijvers zijn gebruikers die bevoegdheid hebben om het document aan te passen en opmerkingen te plaatsen. Zij zijn bevoegd de aanpasbare tekstblokken in te vullen, alsmede keuze lijsten en tabellen in te vullen. Vaste tekstblokken kunnen nooit worden aangepast op document-niveau. Schrijvers kunnen ook andere schrijvers uitnodigen via het document of via de document-map. Vaak worden de voorzitters van commissies uitgenodigd als schrijvers, zodat zij hun leden als schrijver of commentator kunnen uitnodigen. Commentatoren zijn gebruikers die geen bevoegdheid hebben om het document aan te passen. Zij kunnen alleen opmerkingen plaatsen en hierop reageren. Tevens kunnen zij andere gebruikers uitnodigen als commentator.
Stap 4: Workflow instellen
Docflow heeft een workflow functie om de samenwerking te structureren.
Je kan een workflow creëren via het template en in de losse documenten. De structuur in het template draagt over naar de documenten. Hierin bepaal je als template schrijver welke mate van vrijheid de schrijvers hebben bij het invullen van hun samenwerkingsproces. Workflows zijn een visueel hulpmiddel om het samenwerkingsproces te versoepelen en deadlines/verantwoordelijkheden te communiceren en hebben geen invloed op de inhoud.
Voeg beschrijvingen en deadlines toe om het de schrijvers zo makkelijk mogelijk te maken. Op document-niveau kan je verantwoordelijkheden toewijzen. Door "Alleen Lezen" aan te vinken kunnen schrijvers in die stap alleen opmerkingen plaatsen en geen tekstelementen of smart fields wijzigen.
Tot zover deze handleiding. Je bent klaar om aan de slag te gaan!
Mocht je nog vragen hebben, bekijk dan vooral de losse artikelen die op onze support pagina staan. Schroom niet om met ons in contact te treden voor vragen of bij onduidelijkheden via de 'Help' knop
Hieronder relevante links om te bekijken: