Welkom! Je bent uitgenodigd om met Docfield aan de slag te gaan als schrijver. Deze handleiding dient ter aanvulling op onze support pagina, waar alle functionaliteiten staan uitgelegd. Deze handleiding is opgedeeld in vier stappen.
Stap 1. Toegang tot de omgeving
Je hebt een mail ontvangen vanuit de applicatie. Door op de groene knop te klikken kom je direct in de juiste omgeving. Na het inloggen (door een account in Docfield aan te maken of via Surfconext) kun je aan de slag! In de bovenste navigatiebalk vind je een geel icoon: dit zijn de taken die je moet voltooien voordat je het document naar de volgende workflow stap kan plaatsen. Begin hier met het invullen van de smart fields, omdat deze bepalend zijn voor de conditionele logica van het document: zo wordt het document waar jij in werkt het juiste document.
In de linker navigatiebalk zie je onvoltooide acties en opmerkingen per sectie.
Voorbeeld van de symbolen voor onvoltooide acties (links) en opmerkingen (rechts)
Stap 2. Inhoud importeren of invullen
De makkelijkste manier om een document in te vullen, is de inhoud van vorig jaar importeren. Klik hier om naar het artikel over inhoud importeren te gaan.
Als je voor het eerst met Docfield werkt zal je het document handmatig moeten invullen. Dat werkt als volgt:
We raden aan om te starten met het invullen van de smart fields. Dit zijn velden die automatisch waarden teruggeven voor het gehele document en zijn vooraf ingesteld door je admin.
Als schrijver zal je hoofdzakelijk aan de slag gaan met aanpasbare tekstblokken: dit zijn flexibele tekstblokken. Deze blokken zijn te herkennen aan de knop "opslaan" onder de tekst. Hier kan je bijvoorbeeld tekst plakken vanuit Word bestanden, of zelf beginnen met typen.
Staat deze er niet, dan heb je te maken met een vast tekstblok. De template beheerder heeft in de applicatie aangegeven dat dit blok niet flexibel is. Moet dit volgens jou wel? Plaats dan een opmerking en tag de template beheerder met een '@', zodat hij of zij een melding ontvangt vanuit de applicatie.
Tabellen kun je handmatig invullen, maar je kan ook tabellen vanuit Word of Excel kopiëren en plakken.
Keuzelijsten laten schrijvers kiezen wat voor deze opleiding van toepassing is. Controleer dat je na elk flexibel blok (tekst, tabel of keuze lijst) "opslaan" aanvinkt.
Stap 3.
Je kan collega's eenvoudig uitnodigen vanuit een document via de knop "Delen" rechtsboven. Wil je collega's uitnodigen tot meerdere documenten? Dan kan je deze uitnodigen tot een document map. Navigeer naar een document map en klik op het onderstaande icoon.
Nodig andere schrijvers uit indien je samen aan de inhoud wil werken. Wil je feedback ophalen? Nodig dan je collega's uit als commentatoren. Commentatoren kunnen alleen opmerkingen plaatsen en geen flexibele blokken aanpassen.
Stap 4
Opmerkingen kan je plaatsen door op het plusje naast een blok te klikken. Als je een apenstaartje intikt, kan je collega's taggen. Hierdoor krijgen zij een melding dat er activiteit in het document is.
Een reactie oplossen:
Als reacties afgehandeld zijn, is het fijn om deze niet meer in beeld te hebben. Daarom kun je deze 'oplossen'. De reacties verplaatsen dan naar 'opgeloste reacties', maar kunnen wel weer teruggehaald worden. Opgeloste reacties verdwijnen naast de tekstblokken, alsmede in de inhoudsopgave.
Toon opgeloste reacties:
Aanpasbare tekstblokken zijn te herkennen aan knop "opslaan" onder de tekst. Door op de datum achter "laatst gewijzigd" te klikken kan je alle aanpassingen bekijken in dit specifieke blok (Track changes).
Klik op Track Changes:
Hiermee kom je in een overzicht van de voorgaande versies van dit tekstblok. Je kan door middel van de dubbele pijlen een vergelijking maken tussen de originele tekst en de huidige tekst. Groene tekst is toegevoegd en rood doorgestreepte tekst is verwijderd t.o.v. de geselecteerde versie. In de navigatiekolom aan de linker kan kan je zien wie deze wijzigingen heeft doorgevoerd.
Inspecteer de gewijzigde blokken:
Tot zo ver deze handleiding, succes met het samenwerken in Docfield! Mocht je nog vragen hebben over specifieke functionaliteiten, dan kan je deze pagina raadplegen.