Welkom! In deze handleiding zullen we voor Eigenaren stapsgewijs door Docfield heenlopen. Het template en de documenten zijn aan elkaar verbonden, dus het is lonend om hier precies te zijn.
Wordt het jargon je teveel en loop je vast? Probeer dan eens te klikken op de blauwe woorden voor extra uitleg.
Stap 1: Opleidingen toevoegen
Opleidingen is geen object en er kan geen toegang worden verleend om Opleidingen aan te passen. Alleen eigenaren hebben toegang tot deze pagina. Opleidingen dienen als vooraf ingevulde waarden voor automatische Smart Fields. Hiermee maak je bij het produceren van een document onderscheid tussen verschillende opleidingen (en bijbehorende documenten). Start daarom met de exacte opleidingsnaam en Isat nummer toe te voegen.
Stap 2: Templates importeren vanuit Word
Het importeren van Word documenten gaat aan de hand van een paar opmaakregels. Volg de onderstaande stappen om jouw document als template te importeren in Docfield. Wanneer het Word document op deze manier gestructureerd is kan onze applicatie dit correct overnemen. Alle andere elementen (text, tabellen, lijsten en foto's) zullen automatisch worden overgenomen. Tijdens het importeren is het ook mogelijk om automatisch smart fields aan te maken. Plaats brackets '{{TEKST}}' voor en na de tekst in Word. Het is wellicht sneller om achteraf in Docfield met onze knip/plak functie de woorden te vervangen met smart fields. Let op: voorpagina's en inhoudstabellen worden niet geïmporteerd, maar zijn achteraf makkelijk aan te maken.
Stap 3: Rolverdeling
We zijn goed op weg! Nu de opleidingen staan en het template werkt, wordt het tijd om je gebruikers uitnodigen door hun e-mail op de juiste plek in te voeren.
Eigenaren en Leden uitnodigen
Door naar het kopje gebruikers te navigeren, kan je eigenaren en leden uitnodigen. Let op: als je een lid uitnodigt, hebben zij automatisch "geen toegang" tot alle objecten (templates, documenten en mappen). Je kan ze meteen na het uitnodigen de juiste toegangsrechten tot objecten verlenen.
Je kan ook zonder uitnodiging een lid upgraden naar eigenaar, dat doe je zo.
Gasten uitnodigen
Gasten kunnen binnen objecten worden uitgenodigd: mappen, templates of documenten. Dit kan je doen door op "Delen" rechtsboven in te klikken. Hier kan je meteen de juiste toegangsrechten selecteren.
Stap 4: Workflow instellen
Docfield heeft een workflow functie om de samenwerking te structureren.
Je kan een workflow creëren via het template. De structuur van de workflow in het template draagt over naar de documenten. Hierin bepaal je als template schrijver welke mate van vrijheid de schrijvers hebben bij het invullen van hun samenwerkingsproces. Workflows zijn een visueel hulpmiddel om het samenwerkingsproces te versoepelen en deadlines/verantwoordelijkheden te communiceren en hebben geen invloed op de inhoud.
Voeg beschrijvingen en deadlines toe om het de schrijvers zo makkelijk mogelijk te maken. Op document-niveau kan je verantwoordelijkheden toewijzen. Door "Alleen Lezen" aan te vinken kunnen schrijvers in die stap alleen opmerkingen plaatsen en geen tekstblokken of smart fields wijzigen.
Tot zover deze handleiding. Je bent klaar om aan de slag te gaan!
Mocht je nog vragen hebben, bekijk dan vooral de losse artikelen die op onze support pagina staan. Schroom niet om met ons in contact te treden voor vragen of bij onduidelijkheden via de 'Help' knop rechtsboven in:
Hieronder relevante links om te bekijken: