Het structureren van mappen heeft 2 grote voordelen.
Het eerste voordeel is zicht op de toegang: als elke opleiding een losse map heeft, kan je makkelijker je gebruikers verwijderen of toevoegen waar nodig. Hieronder wordt uitgelegd hoe je idealiter de document mappen organiseert, waarbij de documenten voortkomen uit zo min mogelijk templates.
Het tweede voordeel is het gemakkelijk dupliceren van templates en gemakkelijk importeren van inhoud in documenten. Omdat OER documenten slechts voor een deel veranderen, dupliceren onderwijs instellingen vaak de templates van vorig jaar, waardoor schrijvers de inhoud van die documenten kunnen importeren. Dit bespaart zowel de template schrijver als de document schrijver een hoop tijd. Hieronder is beschreven hoe je een template dupliceert.