Globale Smart Fields

Globale Smart Fields hebben dezelfde functionaliteit als gewone Smart Fields, behalve dat ze beschikbaar zijn in alle Templates in plaats van slechts in één Template. Dit stelt eigenaren in staat om makkelijk Smart Fields te definiëren die relevant zijn voor elk type Template. In plaats van deze Smart Fields opnieuw aan te hoeven maken voor elke afzonderlijke Template.

Globale Smart Fields kunnen alleen worden aangemaakt, gewijzigd en verwijderd door eigenaren. Dit komt doordat Globale Smart Fields, zodra ze zijn aangemaakt, in elke Template gebruikt kunnen worden waardoor het aanpassen van deze velden voor onduidelijkheden kan zorgen. Editors in een Template kunnen Globale Smart Fields gebruiken, maar ze kunnen deze niet bewerken of wijzigen. Voor gebruikers die documenten bewerken, werken Globale Smart Fields zoals elk ander type Smart Field.

Hieronder een overzicht:

• Globale Smart Fields zijn zichtbaar in alle templates (en documenten) binnen een workspace en zijn herkenbaar aan hun gele kleur.

• Bij het aanmaken van een nieuw Smart Field binnen een template kan een eigenaar de optie “Globale Smart Field” inschakelen om het beschikbaar te maken in de hele workspace.

• Wanneer een globaal smart field wordt uitgeschakeld, verandert het in een regulier smart field in alle templates waarin het gebruikt wordt, en wordt het verwijderd uit alle andere templates waarin het niet in gebruik is.

• "Standaard" Smart Fields worden aangemaakt door het Docfield-team en zijn van toepassing op alle workspaces. Deze standaard smart fields kunnen niet worden verwijderd.

• "Globale" en "Standaard" Smart Fields zijn te vinden op de pagina "Instellingen -> Globale Smart Fields", die uitsluitend toegankelijk is voor eigenaren.

Wie kan Globale Smart Fields gebruiken:

• Alleen eigenaren kunnen Globale Smart Fields beheren, dat wil zeggen: aanmaken, bewerken of verwijderen.

• Alle Template-editors kunnen nieuwe instanties van Globale Smart Fields invoegen in Templates of bestaande instanties verwijderen uit Templates.

• Alle document-editors kunnen de waarden van Globale Smart Fields invullen, net zoals zij dat kunnen met gewone Smart Fields.