Smart fields (voorheen invoervelden)

Smart fields zijn handig als schrijvers van een document alleen bepaalde woorden mogen aanpassen, maar niet de hele tekst. Je kan ze daarom toevoegen in alle vaste teksten, aanpasbare teksten en keuze-opties.

Een smart field is een veld waar je een term invult die op meerdere plekken terugkomt in het template/document. Dit zijn vaak maar korte termen of woorden.

Voorbeeld:

• Naam van smart field: “Studiejaar” 

• Wat gebruikers invullen in het document: het studiejaar waarvoor het document gebruikt wordt. (bijv. “2020/2021”) 

• Op elke plek in het document waar het smart field “Studiejaar” staat komt nu automatisch het ingevulde studiejaar (“2020/2021”) te staan.  
  
  

Een bepaalde term (bijv. het studiejaar, naam van opleiding of aantal ECT’s) kan op meerdere plekken terugkomen/gebruikt worden in het document en met behulp van de smart fields hoeven schrijvers maar 1 keer de term in te vullen. Vervolgens zal op elke plek waar dit smart field geplaatst is in het template de ingevulde tekst (in dit geval het studiejaar “2020/2021”) automatisch ingevuld worden.

Hierbij kun je gebruik maken van een eventuele hulptekst die alleen te zien is voor de schrijvers. Deze hulptekst is niet zichtbaar in het gepubliceerde document. 

Bij deze hulptekst kun je uitleggen wat de schrijvers van het document moeten invullen in het smart field. De hulptekst kun je zo lang maken als je maar wilt.

Een smart field toevoegen doe je zo:

1. Klik in de bovenste navigatiebalk op het smart field icoontje.

2. Voor en tijdens het typen van een nieuw smart field zullen al bestaande smart fields tevoorschijn komen in het menu zoals te zien is op onderstaande afbeelding.

3. Voor een nieuw smart field, kunt u beginnen met het invoeren van de titel van het smart field in de lege balk. In dit geval kiezen we voor "Onderwijsinstelling". Omdat het smart field nog niet bestaat, krijgt u de optie om onder "Maak nieuw smart field" een nieuw smart field aan te maken. Dit doet u door op het type smart field te klikken dat u aan wilt maken, in dit geval is dit "Tekst".

Voor meer uitleg over de speciale soorten smart fields (datum, nummer, email, etc.) kunt u dit artikel lezen.

4.  U kunt hier dan een hulptekst toevoegen als dat nodig is en vervolgens klikken op een willekeurige plek in het document en het smart field is geplaatst. De hulptekst is alleen te zien voor schrijvers en niet in het gepubliceerde document. Met deze hulptekst kun je uitleggen wat de schrijvers van het document moeten invullen in het smart field.

Het smart field en de hulptekst kunnen gewijzigd worden door erop te klikken.

Alternatieven om snel een smart field aan te maken

Naast bovenstaande manier zijn er ook 2 andere manieren om snel een smart field aan te maken:

1. Selecteer met je muis het woord dat een smart field moet worden en klik boven in de navigatiebalk op het smart field icoon. Het woord zal direct veranderen in een smart field.

2. Typ het woord dat een smart field moet worden tussen twee ringelhaakjes. Bijvoorbeeld: {{onderwijsinstelling}}.
Het woord zal dan automatisch veranderen in een smart field.