Welkom bij Docfield!
Met Docfield kun je makkelijk samenwerken aan documenten en contracten, allemaal op één plek. Je kunt documenten maken, aanpassen, delen en ondertekenen. Docfield zorgt ervoor dat dit proces duidelijk en snel verloopt. Deze handleiding is bedoeld voor eigenaren van een Docfield omgeving. Hierin laten we je stap voor stap de belangrijkste functies zien. Zo leer je het platform snel kennen en kun je meteen beginnen met het maken, beheren en delen van documenten.
In deze handleiding
Inloggen
Je bent uitgenodigd om als eigenaar in Docfield aan de slag te gaan. In je mailbox ontvang je hiervoor een uitnodigingslink waarmee je direct een nieuw wachtwoord kunt instellen. Daarna kun je inloggen met je e-mailadres en wachtwoord.
Om in te loggen ga je naar: https://app.docfield.com/
Huisstijl instellen (eenmalig)
Als eigenaar kun je de omgeving aanpassen aan de huisstijl van jouw organisatie. Doe dit bij voorkeur voordat je met templates of documenten begint. Deze kun je vinden door rechtsboven op het instellingen icoon te klikken.
Werkruimte: Voeg het organisatielogo toe, pas e-mails aan en beheer andere huisstijlinstellingen.
PDF achtergrond: Voeg een PDF toe om later bij stijlen te gebruiken.
Stijlen: Geef een stijl een naam, kies een achtergrond en pas de opmaak aan.
Nummering: Stel een standaardnummering in die je in templates kunt selecteren of direct aanmaken.
Meer informatie: Lees hier meer over stijlen
Gebruikers uitnodigen
Gebruikers uitnodigen kan op verschillende manieren. Via de gebruikers tab kun je iemand toevoegen als gast, lid of eigenaar. Voor gasten en leden kun je ook direct een rol toewijzen op template-, document- of folderniveau.
Meer informatie: Lees hier meer over gebruikers uitnodigen
Opleidingen (optioneel)
Dit onderdeel is speciaal bedoeld voor hogescholen en universiteiten. Als dit niet op jou van toepassing is, kun je deze stap gerust overslaan. Na het instellen van de huisstijl kun je opleidingen toevoegen via Opleidingen in de navigatiebalk. Vul de opleidingsnaam, academie, ISAT-code en titel na de opleiding in. Dit doe je het best voordat schrijvers starten, zodat Smartfields en eventuele logica automatisch worden toegepast.
Opleidingen toevoegen
- Begin met het toevoegen van titels.
- Voeg daarna de opleidingen toe.
- Koppel de titels aan de opleidingen.
Meer informatie: Lees hier meer over opleidingen
Template maken
In Docfield werken Templates en Documenten wellicht net wat anders dan je gewend bent. Met een template leg je de basis voor al je documenten. Voordat je een Document in Docfield kunt aanmaken heb je dan ook een Template nodig. In het Template leg je vast welke teksten vast staan voor elk document, en welke teksten in een document kunnen worden ingevuld. Denk bijvoorbeeld aan een ZZP overeenkomst waarin standaard de algemene voorwaarden staan, maar waarin je per document de persoonlijke gegevens en taken van de uitvoerder aanpast.
Om te beginnen moet je dus eerst een Template aanmaken, of een bestaand Template hebben.
Template aanmaken
Ga in de navigatiebalk naar Templates.
Klik op + Nieuw template.
Kies voor Algemeen document of Contract.
Vul de overige velden in
Meer informatie: Lees hier meer over het aanmaken van Templates
Template opmaken
Na het aanmaken van een template kun je deze verder inrichten met verschillende onderdelen, zodat je document duidelijk, flexibel en herbruikbaar wordt. Ook leden met bewerkingsrechten kunnen dit doen.
1. Blokken toevoegen
Blokken toevoegen doe je door in de Template editor met je muis over een blok te bewegen, op het + icoon te klikken en het gewenste bloktype te selecteren.
Tekstblokken: Vast (niet aanpasbaar in het document) of aanpasbaar (wel te bewerken in het document).
Keuzelijsten: Laat gebruikers kiezen uit vooraf ingestelde opties. Dit kan een enkele keuzelijst zijn (één keuze) of een meerkeuzelijst (meerdere keuzes). Beide kunnen vast of aanpasbaar zijn.
Handtekeningblokken: Alleen beschikbaar in contracttemplates, voor het toevoegen van digitale handtekeningen.
Meer informatie: Lees hier meer over het opmaken van templates.
2. Secties toevoegen
In een template kun je secties toevoegen om lange documenten overzichtelijk te verdelen in verschillende onderdelen. Secties zijn bovendien de enige manier om handmatig een pagina-einde in te voegen. Binnen een sectie plaatst Docfield automatisch een pagina einde zodra de inhoud niet meer op één pagina past. Een sectie voeg je toe via de knop ‘Sectie toevoegen’ in de linkerbalk van de template. Meer informatie: Lees hier meer over secties.
3. Smartfields
Smartfields zijn handig voor gegevens die op meerdere plekken in het document voorkomen. Pas je de waarde op één plek aan, dan wordt deze automatisch overal bijgewerkt. Je kunt een Smartfield toevoegen door een woord of tekst te selecteren en bovenin de werkbalk op het storm icoon te klikken. Daarna kun je het Smartfield type aanpassen. Meer informatie: Lees hier meer over Smartfields.
4. Bijlage toevoegen
Je kunt één of meerdere bijlagen toevoegen aan een template. Dit doe je in de linkerbalk van de Template editor door te klikken op + Bijlage toevoegen en vervolgens het gewenste bestand te uploaden.
5. Conditionele logica
Met conditionele logica laat je blokken alleen zien als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Zo wordt de inhoud van het document automatisch aangepast op basis van de ingevulde gegevens.
Je voegt logica toe door rechtsboven in het gewenste blok op de drie puntjes te klikken, Toon als... te selecteren en de gewenste conditie(s) toe te voegen. Meer informatie: Lees hier hoe je conditionele logica kunt gebruiken.
6. Voorpagina instellen
Wil je een voorpagina gebruiken in je document? Zorg dan eerst dat de optie Voorpagina is aangevinkt in de Template eigenschappen. Ga in de linkerbalk van de Template editor naar Voorpagina en stel daar je pagina in. Je kunt onder andere een achtergrond, tekstblokken, Smartfields en andere opmaak toevoegen.
Meer informatie: Lees hier hoe je een voorpagina instelt in een template.
Extra functies in de Template editor
In de Template editor vind je naast de opmaakopties ook handige extra functies.
Rechtsboven in de werkbalk
Template geschiedenis bekijken: Zo kun je eerdere versies terugzien en eventueel herstellen.
Comments achterlaten: Plaats opmerkingen voor jezelf of collega’s.
Recente activiteit bekijken: Zie welke wijzigingen er recent zijn gedaan.
Rechtsboven in de werkbalk > Drie puntjes
Nummering instellen: Maak of selecteer een standaardnummering voor het template.
Workflow instellen: Bepaal de stappen en rollen voor het documentproces.
PDF downloaden: Download het template als PDF-bestand.
Document aanmaken
Aan de hand van het Template kan je nu Documenten aanmaken. Ga naar het tabblad Documenten en klik op + Nieuw document om een document aan te maken op basis van je template. Je kan een aangemaakt Document ook delen met anderen zodat zij het kunnen invullen.
Meer informatie:
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren