In deze handleiding lees je meer over het gebruik van smart fields in templates en documenten.
Slimme velden in het algemeen
Smart fields zijn velden die op templateniveau kunnen worden ingevoegd in vaste/aanpasbare tekstblokken en keuzelijsten. Op documentniveau kunnen schrijvers informatie zoals cijfers, tekst, datums (etc.) op de plaats van het smart field invoegen. Door het gebruik van smart fields kun je tijd besparen door automatisering. Deze tijdwinst wordt behaald door het gebruiken van identieke smart fields op verschillende plekken in een enkel template. Wanneer een smart field op één plek in het document wordt ingevuld, zullen alle andere identieke smart fields ook automatisch worden ingevuld. Daarnaast is het met smart fields mogelijk om documenten te personaliseren, in zo'n geval kun je gebruik van smart fields zoals:
{{klant_naam}} {{partnership_type}} {{klant_id}} {{factuur_nr}}
Wanneer zijn smart fields nuttig?
Smart fields kunnen nuttig zijn in bijvoorbeeld de onderstaande situaties:
A) Smart fields zijn nuttig wanneer schrijvers van een document alleen bepaalde termen mogen wijzigen, maar niet de gehele tekst. Door smart fields te gebruiken, wordt het voor schrijvers mogelijk om korte termen of woorden in niet-bewerkbare teksten te plaatsen.
B) Smart fields zijn nuttig wanneer een bepaalde term (bijvoorbeeld: {{klant_naam}}) op meerdere plaatsen in één document voorkomt. Met behulp van smart fields hoeven documentschrijvers een smart field maar één keer in te vullen en worden de identieke velden op alle andere plaatsen in het document automatisch aangevuld.
Smart fields in templates
1. Het aanmaken van smart fields
Het aanmaken van smart fields kan op twee manieren:
1A) Smart fields kunnen automatisch worden aangemaakt tijdens het typen in een template. Dit is mogelijk door het gebruik van dubbele haakjes: open en sluit een term met de dubbele haakjes om de term om te zetten in een smart field. Als je op deze manier smart fields aanmaakt, adviseren we om alleen kleine letters te gebruiken: {{name_of_smartfield}}.
Voorbeeld:
Door {{client_id}} in een template te typen, zal de term client_id automatisch worden omgezet naar een tekstuele smart field. Deze ziet er als volgt uit:
1B) Smart fields kunnen worden aangemaakt door een stuk tekst te selecteren en op het icon met de bliksemschicht in de editor te klikken.
De geselecteerde tekst wordt vervolgens automatisch omgezet in een tekstuele smart field. Door nogmaals op het smart field te klikken, is het mogelijk om de naam en het type smart field aan te passen.
2. Type smart fields
Het samenwerken aan documenten kan met het gebruik van smart fields op een aantal verschillende manieren. Docfield ondersteunt namelijk 5 verschillende type smart fields:
A) Tekstuele smart fields om tekst of numerieke waarden (of een combinatie) toe te voegen.
B) Numerieke smart fields om alleen numerieke waarden toe te voegen.
C) Datum smart fields om alleen data toe te voegen.
D) E-mail smart fields om e-mailadressen toe te voegen.
E) De enkele-keuze smart fields waardoor documentschrijvers een optie kunnen selecteren uit een drop-down menu.
Het wijzigen van het type smart field is mogelijk door de volgende stappen te volgen:
1. Klik op het smart field
2. Klik op het icoontje links van de smart field naam
3. Kies vervolgens het type smart field naar keuze
3. Standaardwaarden in smart fields
Bij het aanmaken van smart fields, kunnen standaardwaarden worden toegevoegd. Standaardwaarden worden onmiddellijk en automatisch in smart fields ingevoegd na het maken van een document. Hierdoor kleuren de smart fields met standaardwaarden direct groen nadat het document is aangemaakt. De groene kleur geeft aan dat de smart fields zijn ingevuld. Indien nodig kunnen de standaardwaarden worden overschreven door schrijvers op documentniveau.
Voorbeeld: Bedrijfsnaam is standaard Docflow bv, daarom vullen we als standaardwaarde Docflow bv in.
4. Formules in numerieke smart fields
Door het gebruik van numerieke smart fields kunnen ook simpele formules worden gemaakt. Open een numerieke smart field en klik op Berekenen om een formule in te voegen. Een formule kan worden opgebouwd uit: (1) referenties van smart fields, (2) getallen en (3) wiskundige tekens.
5. Smart fields in de zijbalk
Door op het bliksemschicht icon in de bovenste navigatiebalk van het template te klikken, zal de zijbalk met de smart field lijst worden geopend.
Deze zijbalk geeft je een overzicht van alle smart fields in het desbetreffende template.
Vanuit deze lijst kunnen smart fields eenvoudig worden gekopieerd en in het template worden geplakt.
6. Conditionele logica op basis van smart fields
Smart fields vormen de basis van onze conditionele logica functionaliteit. Door het gebruik van conditionele logica is het mogelijk om bepaalde blokken (tekst) te verbergen of juist weer te geven. Deze regels worden ingesteld op basis van de waarden van smart fields. Over het gebruik van smart fields voor conditionele logica wordt in deze handleiding meer uitleg gegeven.
Smart fields in documenten
1. Smart fields invullen
Het toevoegen van waarden aan een smart field op documentniveau is een simpel en vlug proces. Documentschrijvers kunnen op het smart field klikken en direct beginnen met typen om een waarde toe te voegen. Na het invoegen van data in een smart field, zal het blauwe veld groen kleuren. Op deze manier heb je snel een overzicht van alle smart fields die zijn ingevuld (groen) en nog moeten worden ingevuld (blauw).
2. Automatische berekeningen met smart fields
Zoals hierboven vermeld, is het mogelijk om formules op te stellen met behulp van numerieke smart fields. Door het gebruik van formules wordt het voor documentschrijvers nog eenvoudiger om smart fields snel en correct in te vullen. Smart fields gebaseerd op formules worden namelijk automatisch ingevuld. Op documentniveau herken je de geautomatiseerde numerieke smart fields aan hun grijze kleur zoals hieronder weergegeven.
Het is niet nodig om deze grijsgekleurde smart fields in te vullen. De smart fields worden automatisch ingevuld door de onderliggende berekeningen.
