Template aanmaken

Het aanmaken van een template is de eerste stap om documenten te kunnen genereren in Docfield. Een template fungeert als basisstructuur: vanuit één template kun je meerdere documenten aanmaken. In deze handleiding lees je stap voor stap hoe je een nieuw Template maakt en instelt.

In deze handleiding

Template openen

1. Een Template kiezen uit de bibliotheek

2. Een blanco Template maken

Basisgegevens invullen

Template-instellingen

Instellingen voor aangemaakte documenten

Template openen

1. Klik in de hoofdnavigatiebalk bovenaan op Templates.

2. Klik vervolgens op + Nieuw Template.

Je kunt daarna kiezen uit drie manieren om een template aan te maken:

• Een bestaand template gebruiken uit de bibliotheek
• Een PDF-bestand importeren met AI
• Een blanco Template maken

1. Een Template kiezen uit de bibliotheek

De Templatebibliotheek bevat vooraf ingestelde templates met voorbeeldteksten, Smartfields en logica. Deze kun je direct gebruiken of aanpassen naar wens.

1. Kies een Template uit de bibliotheek.

2. Wil je eerst bekijken hoe het eruitziet? Klik dan op Voorbeeld.

3. Klik op Gebruik Template om het te selecteren.

2. Een PDF-bestand importeren met AI

Wil je snel een Template maken op basis van een bestaande PDF? Gebruik dan de Importeren met AI-functie.

1. Klik op Importeren met AI.

2. Klik vervolgens op Klik om te uploaden, of sleep een bestand naar het uploadvak.

Docfield analyseert automatisch de inhoud van het document en zet deze om in een bewerkbaar Template met herkende velden en structuur. Na het importeren kun je de tekst, Smartfields en logica verder aanpassen naar wens. Controleer na het importeren ook de Template eigenschappen. Lees hier hoe je dat doet.

3. Een blanco Template maken

Wil je liever zelf een template opbouwen vanaf scratch?

1. Klik dan op Nieuw Template.

2. Gaat het om een document dat ondertekend moet worden, vink dan de optie Verplicht handtekeningen voor alle documenten aan.

Basisgegevens invullen

De verplichte velden zijn gemarkeerd met een sterretje (*).

• Naam: Geef het template een duidelijke naam.

• Map: Kies de map waarin het template wordt opgeslagen.

• Stijl: Selecteer de gewenste lay-out en opmaak.

• Taal: Stel de taal van het document in.

Template-instellingen

• Inclusief voorpagina: Voeg een voorpagina toe aan het document of de PDF.

• Inclusief inhoudsopgave: Laat automatisch een inhoudsopgave genereren.

• Automatisch archiveren: Stel een datum in waarop het template automatisch wordt gearchiveerd.

Instellingen voor aangemaakte documenten

• Goedkeuringsstappen inschakelen voor bewerkbare inhoud: Schrijvers moeten velden invullen en goedkeuren voordat het document wordt afgerond.

• Gebruikers toestaan extra bijlagen toe te voegen aan documenten: Sta toe dat schrijvers extra bijlagen toevoegen naast de standaardbijlagen van het template.

• Verborgen elementen aanduiden: Toon een melding in het document als een element wordt weggefilterd.

Controleer of alle instellingen juist zijn en klik daarna op Doorgaan om het template aan te maken.

Deze instellingen kun je later altijd wijzigen via de Template eigenschappen. Lees hier hoe je dat doet.