In Docfield is het mogelijk om Word documenten te importeren naar Docfield Templates. Wanneer het een Word document op de juiste manier is ingedeeld is de kans op importfouten kleiner, en neemt het verder opmaken van de template in Docfield veel minder tijd in beslag. Het importeren van de template gaat aan de hand van een aantal eenvoudige richtlijnen.
In onderstaande video wordt dit kort uitgelegd. Dit is nog een oude interface, maar de principes zijn hetzelfde.
In Word is er de mogelijkheid om het document een structuur te geven door middel van koppen. Deze koppen gaan van Kop 1 tot Kop 9 in Word. Onze applicatie zoekt naar deze koppen om de juiste structuur op te maken. Dit ziet er zo uit:
- Kop 1 -> Hoofdstuk
- Kop 2 -> Paragraaf
- Kop 3 -> Sub-Paragraaf
- Kop 4 -> Sub-Sub-Paragraaf (zelden gebruikt)
Wanneer het Word-document op deze manier gestructureerd is zal onze applicatie dit correct overnemen. Alle andere elementen (text, tabellen, lijsten en foto's) zullen automatisch worden overgenomen. Tijdens het importeren is het ook mogelijk om automatisch smart fields aan te maken. Dit doe je op deze manier:
{{smart field naam | beschrijving}}
Het is hierbij belangrijk dat het smart field twee accolades aan elke kant heeft {{ }}. Een beschrijving is niet verplicht, maar kan toegevoegd worden middels een staande streep "|".
Nog een aantal zaken die belangrijk zijn om op te letten in het Word-document:
- geen voorpagina en inhoudsopgave
- geen bijlages aanwezig (deze kunnen later als PDF-bestanden geüpload worden)
Verder wordt alleen de 'body' tekst meegenomen. Kop/voetteksten, pagina nummers, etc. kunnen later in Docfield toegevoegd worden.
Hieronder is een test document te vinden wat opgemaakt is volgens deze richtlijnen.