Nieuwe workflow inrichten of bewerken

Wanneer je een nieuw template hebt aangemaakt, kun je gebruik maken van de standaard workflow in Docfield.

Je kunt er ook voor kiezen om de workflow te wijzigen naar je eigen smaak. Heb je een specifiek schrijf-proces of organisatie-proces, dan kun je dit op template niveau inrichten in Docfield. Houdt er wel rekening mee dat workflows in te richten zijn op templateniveau en niet op documentniveau. De workflow wordt uiteindelijk gebruikt op documentniveau.

Ieder nieuw template zal de standaard workflow bevatten.

Nieuwe workflow stap aanmaken

1. Ga naar 'Templates' in de navigatiebalk bovenin.
2. Selecteer het gewenste template om te bewerken. Dit doe je door op de naam te klikken.
3. Klik op het menu rechts bovenin (de knop met de 3 puntjes, naast de knop met de labels).
4. Een menu klapt open, klik op 'Workflow'.
5. Nu komt er een nieuw schermpje met de huidige workflow, zoals in het voorbeeld hieronder is te zien.
   Klik op '+ Nieuwe status'.
6. Er komt een nieuwe workflow stap in beeld. Vul de naam van je stap in, bijvoorbeeld 'Incorporating feedback' in evenals een beschrijving. De 'Alleen-lezen'-knop staat standaard uit. Zet deze knop aan als je wilt voorkomen dat er in deze stap wijzigingen worden gemaakt in het document. Je kan hier ook kiezen om gebruikers toe te voegen die een melding moeten krijgen als de stap geactiveerd wordt, of om een deadline in te stellen. In dit voorbeeld laten we deze opties uit staan omdat dit vaak op document niveau wordt ingevuld.
   
   
7. Klik op 'Opslaan'.
8. De stap wordt onderaan toegevoegd aan de lijst van de workflow. Schuif d.m.v. de pijltjes aan de linkerkant van de gekleurde cirkel de stap naar de juiste plek in de workflow.

Workflow stap bewerken

1. Voer stappen 1 t/m 4 uit van 'Nieuwe workflow aanmaken'.
2. Om een stap aan te passen kies je naast de stap de 3 puntjes aan de rechterkant van de workflowstap en kies je 'Bewerken'.
   
   
3. Je kan vervolgens de stap aanpassen.
4. Klik op 'Opslaan' om de wijzigingen op te slaan.

Workflow stap verwijderen

1. Voer stappen 1 t/m 4 uit van 'Nieuwe workflow aanmaken'.
2. Klik op de 3 puntjes aan de rechterkant van de workflowstap die je wilt verwijderen en selecteer 'Verwijderen'.
   
3. De workflowstap is nu verwijderd.