Smart fields maken het mogelijk om documenten eenvoudig en gecontroleerd aan te passen. Ze zorgen ervoor dat schrijvers alleen vooraf bepaalde woorden of termen kunnen wijzigen. Zodra een waarde wordt ingevuld, wordt deze automatisch op alle juiste plekken in het document doorgevoerd. Dit voorkomt fouten en zorgt voor consistente teksten. Smart fields worden vooral gebruikt voor korte teksten, zoals namen, e-mailadressen of plaatsnamen. Je kunt ze toepassen in vaste teksten, aanpasbare teksten en keuzeopties. Zo hoef je informatie, zoals een bedrijfsnaam in een contract, maar één keer in te vullen en wordt deze automatisch overal bijgewerkt waar het smart field wordt gebruikt.
In deze handleiding
Gebruik en verwijderen van Smart fields
Smart fields gebruiken in conditionele logica
- Standaard Smart fields
Standaard smart fields kun je zelf aanmaken. Je gebruikt ze voor gegevens die in elk document een waarde hebben of vaak terugkomen, zoals een naam, datum of referentie.
- Globale Smart fields
Globale smart fields kunnen alleen worden aangemaakt door eigenaren. Ze werken hetzelfde als standaard smart fields, maar zijn beschikbaar in alle templates binnen de omgeving. Dit is handig wanneer je dezelfde velden in meerdere templates wilt gebruiken, zonder ze telkens opnieuw aan te maken. Lees hier meer over globale smart fields.
- Automatische Smart fields
Automatische smart fields worden automatisch ingevuld met informatie die al bekend is. Denk hierbij aan de documenttitel, aanmaakdatum of auteur.
- Automatische Smart fields voor opleidingen
Deze smart fields worden automatisch ingevuld met opleidingsgerelateerde informatie die al bekend is. Lees hier meer over Automatische Smart fields voor opleidingen.
Een Smart field aanmaken
Je kunt een smart fields op drie manieren aanmaken, afhankelijk van je werkwijze.
1. Smart fields vooraf aanmaken
Je kan smart fields beheren en bewerken via de smart fields zijbalk, deze kan je openen door te drukken op het bliksemicoon rechtsbovenin. Bovenaan de lijst vind je de optie 'Maak smart field'; kies deze optie om een nieuw smart field aan te maken.
Dit smart field wordt nog niet direct gebruikt in het template. Je kunt het later toevoegen door in een tekstblok op het smart field icoon te klikken en het smart field te selecteren uit de lijst.
2. Smart field toevoegen via een tekstblok
Plaats je cursor op een plek in het tekstblok, en kies in de midden boven in de menubalk het bliksemicoon. Daarna kan je kiezen uit een van de gewenste type smart fields (standaard, globaal of automatisch); je kan ook hier een nieuw smart-field aanmaken.
3. Smart field maken vanuit geselecteerde tekst
Selecteer een woord of tekst en klik op het bliksemicoon. De selectie wordt automatisch omgezet in een standaard smart field.
Type Smart fields
Bij het aanmaken van een smart field kies je het type informatie dat mag worden ingevuld. Dit zorgt voor consistente invoer in het document. De naam van het smart field is altijd tekst, maar de waarde moet voldoen aan het gekozen type.
De volgende types smart fields zijn beschikbaar:
- Tekst – Voor gewone tekst of een combinatie van letters en cijfers.
- Datum – Voor datums in het formaat DD-MM-JJJJ.
- Nummer – Voor numerieke waarden, zoals 4.1. Letters zijn niet toegestaan.
- Formule – Gebruik dit type om berekeningen te maken met nummer smart fields.
- E-mail – Voor e-mailadressen.
- Hyperlink – Voor websites of URL’s.
- Enkele keuze – Om één optie te selecteren uit een vooraf ingestelde keuzelijst.
Smart fieldnaam wijzigen
Alle smart fields die je hebt aangemaakt, vind je in het smart field tabblad. Klik rechtsboven op het smart field icoon om het overzicht te openen. Je kunt de naam van een smart field aanpassen via een tekstblok of via het smart field tabblad. De wijziging wordt automatisch doorgevoerd op alle plekken waar dit smart field in het template wordt gebruikt.
Gebruik en verwijderen van Smart fields
In het overzicht zie je per smart field of het wordt gebruikt:
- Staat er een getal naast een smart field, dan wordt dit veld gebruikt in het template. Het getal geeft aan hoe vaak het smart field voorkomt. Een smart field dat in gebruik is, kan niet worden verwijderd.
- Staat er geen getal, dan wordt het smart field niet gebruikt en kan het worden verwijderd.
Wil je een smart field volledig verwijderen, klik dan in het overzicht op de drie puntjes (… ) naast het veld en kies Smart field verwijderen.
Let op: verwijder je een smart field alleen uit een tekstblok, dan blijft het smart field bestaan in het overzicht. Dit heeft geen invloed op het template of document.
Smart fields gebruiken in conditionele logica
Wil je dat een blok in een document alleen wordt weergegeven wanneer aan een bepaalde voorwaarde is voldaan? Dan kun je gebruikmaken van conditionele logica in combinatie met smart fields. Met conditionele logica kun je bepalen dat specifieke blokken automatisch worden getoond of verborgen, afhankelijk van de waarde die is ingevuld in een smart field. Dit kan bijvoorbeeld een gekozen optie zijn, maar ook een ingevuld getal of tekst. Lees in deze handleiding hoe je conditionele logica instelt en gebruikt met smart fields.
Smart fields in Documenten
Wanneer je een document opent, zijn de waarden van de smart fields nog leeg. Je kunt deze op twee manieren invullen: via de tekstblokken of via het smart field tabblad.
Smart fields invullen via tekstblokken
Klik in een tekstblok op het smart field en voer de waarde in die voor dit document geldt. Dit werkt alleen voor vaste tekstblokken. Alle smart fields met dezelfde naam worden automatisch ingevuld met dezelfde waarde.
Smart fields invullen via het smart field tabblad
Klik rechtsboven op het smart field icoon om het smart field tabblad te openen. Vul hier de gewenste waarde in. Ook hier geldt dat alle smart fields met dezelfde naam automatisch worden bijgewerkt.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren