Automatische documentnaam

Gewijzigd op Vr, 6 Mrt om 9:59 AM

Met automatische documentnummers en naamgeving zorg je ervoor dat al je documenten binnen één omgeving altijd uniek en consistent benoemd zijn. Elke template en elk document krijgt automatisch een uniek nummer. Daarnaast kun je per template instellen hoe de documentnaam wordt opgebouwd, bijvoorbeeld op basis van het documentnummer, klantnaam, datum of andere Smart fields. Zo voorkom je dubbele namen, handmatige fouten en onduidelijkheid, en blijft je documentbeheer overzichtelijk en schaalbaar.

Wil je gebruikmaken van deze functionaliteit maar staat deze nog niet aan in jullie omgeving? Neem dan contact op met support@docfield.com

In deze handleiding

Automatische documentnaam instellen

Document aanmaken

Documentnaam patroon bekijken voor documentschrijvers

Automatische update van de documentnaam

Automatische documentnaam instellen

Als Templatebeheerder kun je in een template instellen hoe de documentnaam automatisch wordt opgebouwd. Alle documenten die vanuit deze template worden gemaakt, krijgen vervolgens automatisch deze naamstructuur.

Zo stel je het in

Open de betreffende template.
Klik rechtsboven op de drie puntjes.
Klik op Documentinstellingen.
Zet de optie Automatische documentnaam aan.
Stel het naam patroon samen door Smart fields, automatische Smart fields en eventuele vrije tekst te combineren.
Klik op Opslaan om de instellingen toe te passen.

⚠️ Let op: het Smart field {{Document: ID}} is verplicht in de documentnaam om te zorgen dat elke naam uniek blijft.

Document aanmaken

Wanneer je een nieuw document aanmaakt, kies je eerst een template. Afhankelijk van de instellingen van deze template wordt de documentnaam op verschillende manieren bepaald.

Zonder automatische naamgeving

Als de template geen automatische naamgeving gebruikt, moet je zelf een documentnaam invullen. Dit veld is verplicht voordat je het document kunt aanmaken.

Met automatische naamgeving

Als de template automatische naamgeving gebruikt, wordt de documentnaam automatisch gegenereerd op basis van het naam patroon dat in de template is ingesteld. De documentnaam kan in dat geval niet handmatig worden aangepast. Wanneer je een document aanmaakt, zie je een melding dat automatische naamgeving actief is.

Schermafbeelding

Documentnaam patroon bekijken voor documentschrijvers

Wanneer je op Document aanmaken klikt, kunnen documentschrijvers het ingestelde naam patroon bekijken.

Linksboven in het scherm zie je hoe de documentnaam wordt opgebouwd.
Delen van de naam die tussen { } staan, verwijzen naar Smart fields

Schermafbeelding

Automatische update van de documentnaam

Zodra je de bijbehorende Smart fields in het document invult, wordt de documentnaam automatisch bijgewerkt.

Zolang je je in een schrijfstap bevindt, kun je deze Smart fields aanpassen. De documentnaam wordt dan direct opnieuw berekend op basis van het ingestelde patroon.

Hoe werkt de documentnummering

Elke template en elk document krijgt automatisch een uniek en oplopend nummer via het Smart field Document: ID. Dit nummer wordt automatisch toegekend zodra een template of document wordt aangemaakt. De nummering wordt centraal per omgeving bijgehouden. Dat betekent dat alle templates en documenten samen één doorlopende teller gebruiken. Het documentnummer wordt weergegeven met voorloopnullen, bijvoorbeeld: 00025

De volgende items tellen mee in de documentnummering: nieuwe templates, nieuwe documenten, privé templates en documenten
De volgende items niet tellen mee in de documentnummering: verwijderde documenten verlagen het nummer niet, bestaande nummers worden nooit opnieuw gebruikt

Hierdoor blijft elk nummer uniek binnen de omgeving, ook als documenten later worden verwijderd.