Startgids voor Documentschrijvers

Welkom bij Docfield!

Met Docfield kun je makkelijk samenwerken aan documenten en contracten, allemaal op één plek. Je kunt documenten invullen, aanpassen, en ondertekenen. Docfield zorgt ervoor dat dit proces duidelijk en snel verloopt. Deze handleiding is bedoeld voor Documentschrijvers van een Docfield omgeving. Hierin laten we je stap voor stap de belangrijkste functies zien. Zo leer je het platform snel kennen en kun je meteen beginnen met het invullen van Documenten

In deze handleiding

Inloggen

Document Overzicht

Navigeren in het Document

Document bewerken

Smartfields

Aanpasbare blokken

Keuzelijsten

Sectie afronden en workflow stappen

Inloggen

Je bent uitgenodigd om als schrijver in Docfield aan de slag te gaan. In je mailbox ontvang je hiervoor een uitnodigingslink waarmee je direct een nieuw wachtwoord kunt instellen. Daarna kun je inloggen met je e-mailadres en wachtwoord.

Om in te loggen ga je naar: https://app.docfield.com/

Document Overzicht    

Nadat je bent ingelogd, klik je in de hoofdnavigatie op Documenten. Zo kom je op het Documenten dashboard, het centrale punt voor al je documenten. 

Hier kun je eenvoudig een document vinden en openen door te zoeken op de naam. Je kunt ook documenten terugvinden die in een bepaalde workflow zitten, zoals “In review” of “Klaar voor ondertekening”. Daarnaast kun je zoeken op Smartfields of andere eigenschappen van documenten en gebruikmaken van verschillende filters om precies te vinden wat je nodig hebt. Op deze manier heb je altijd snel overzicht over al je documenten en hun status. Meer informatie: Lees hier meer over Documenten overzicht

Navigeren in het Document

In de documenteditor zijn verschillende extra functies beschikbaar. Je kunt eenvoudig door de koppen navigeren met de zijbalk, of via de zoekbalk gericht iets opzoeken in het document. Daarnaast kun je opmerkingen bekijken, een overzicht van Smartfields krijgen en de workflowstappen en taken in de to-do-balk bijhouden. Ook is het mogelijk om notificaties te bekijken en het supportmenu te gebruiken voor hulp.  Meer informatie: Lees hier meer over navigeren door een Document 

Document bewerken

Het bewerken van een document in Docfield is eenvoudig. Je kunt het document rustig doorlezen en tijdens het lezen kom je verschillende invulbare onderdelen tegen. Dit zijn Smartfields, aanpasbare blokken en keuzelijsten. Hieronder lees je wat deze onderdelen betekenen en hoe je ze kunt gebruiken.

Smartfields

In te vullen Smartfields herken je aan de blauw gemarkeerde velden. Als hetzelfde Smartfield meerdere keren in een document voorkomt, hoef je het maar één keer in te vullen. Het systeem vult het vervolgens automatisch in op alle andere plekken. Zodra een Smartfield is ingevuld, verandert de kleur van het icoon naar groen.

Meer informatie: Lees hier meer over Smartfields.

Aanpasbare blokken

Er zijn twee soorten aanpasbare blokken:

• Met een blauwe rand → dit zijn verplichte velden die je altijd moet invullen.

• Met een grijze rand → dit zijn optionele velden. Je mag ze invullen, maar het is niet verplicht.

Na het invullen van een tekstblok klik je altijd op Opslaan, zodat je wijzigingen bewaard blijven. In sommige documenten is het nodig om een ingevuld blok nog goed te keuren, de persoon die hiervoor verantwoordelijk is kan het blok goedkeuren door op het ronde bolletje rechts van het blok te klikken. Nadat een goedkeuring gegeven is kan de tekst niet meer aangepast worden.

Meer informatie: Lees hier meer over Aanpasbare blokken.

Keuzelijsten

Bij een keuzelijst kun je één of meerdere opties selecteren. Soms zie je een aanpasbare keuzelijst. In dat geval kun je zelf tekst invoeren als de standaardopties niet passen. Deze eigen tekst kun je daarna ook selecteren.

Na het selecteren van een of meerdere opties klik je altijd op Opslaan, zodat je wijzigingen bewaard blijven.

Meer informatie: Lees hier meer over keuzelijsten.

Sectie afronden en workflow stappen

Is een sectie volledig ingevuld, klik dan rechtsboven op Sectie goedkeuren. Daarna kunnen er geen wijzigingen meer in die sectie worden aangebracht. Heb je het hele document afgerond? Klik dan op Stap voltooien. Het document gaat vervolgens door naar de volgende workflow-stap, bijvoorbeeld naar een tweede lezer. Deze kan het document nakijken en waar nodig comments achterlaten. Moeten er toch nog wijzigingen worden gedaan?

• Bevind je je in een lezen-stap, klik dan terug naar de schrijven-stap om de aanpassingen te maken.

• Is een sectie al als afgerond gemarkeerd, dan moet je deze eerst heropenen voordat je wijzigingen kunt doen.

Meer informatie: Lees hier meer over workflow stappen.