Opleidingen beheren

In Docfield kun je opleidingen toevoegen, aanpassen en koppelen aan documenten. Door opleidingen centraal te beheren, worden gegevens automatisch ingevuld via smartfields. Dit zorgt voor minder handmatig werk en voorkomt fouten.

In deze handleiding

Opleidingen toevoegen en beheren

Voorbereiding

Opleiding toevoegen

Opleiding aanpassen

Opleiding verwijderen

Smartfields voor opleidingen

Opleiding koppelen aan een document

Opleidingen toevoegen en beheren

Ga in de hoofdnavigatie naar Opleidingen om opleidingen te beheren.
Zorg er eerst voor dat de lijsten Titel na opleiding en Academie compleet zijn voordat je een nieuwe opleiding toevoegt. Daarna kun je beginnen met het toevoegen van Opleidingen. 

Opleiding toevoegen

1. Klik op + Opleiding toevoegen.

2. Vul de velden in:

   • Naam

   • Academie

   • ISAT-code

   • Titel na opleiding

3. Klik op Opslaan.

De opleiding staat nu in de lijst en kan direct in documenten gebruikt worden.

Opleiding aanpassen

1. Klik bij de betreffende opleiding rechts op de drie puntjes en kies Wijzigen.

2. Pas de velden aan (Naam, Academie(s), ISAT-code, Titel na opleiding).

3. Sla de wijzigingen op.

Alle aanpassingen worden automatisch doorgevoerd in gekoppelde documenten.

Opleiding verwijderen

Een opleiding kun je alleen verwijderen als er geen documenten meer aan gekoppeld zijn.

1. Zoek de opleiding en klik op de drie puntjes.

2. Kies Verwijderen.

• Zijn er nog documenten gekoppeld? Ontkoppel die eerst.

• Zijn er 0 documenten gekoppeld? Dan wordt de opleiding direct verwijderd.

Smartfields voor opleidingen

In templates zijn standaard Opleiding Smartfields beschikbaar. Deze worden automatisch gevuld met de juiste gegevens zodra je een opleiding koppelt aan een document.

Beschikbare Smartfields zijn:

• Opleiding: Academie

• Opleiding: ISAT-code

• Opleiding: Naam

• Opleiding: Naam met ISAT-code

• Opleiding: Titel na opleiding

Voeg je bijvoorbeeld het Smartfield Opleiding: Naam toe in een template, dan verschijnt daarin automatisch de naam van de gekoppelde opleiding.

Opleiding koppelen aan een document

1. Maak een document aan vanuit een template.

2. Vul de documenteigenschappen in:

   • Naam van het document

   • Selecteer één of meerdere opleidingen

   • Kies de juiste map en stijl

3. Klik op Aanmaken.

Alle smartfields in het document worden nu automatisch ingevuld.

Wil je later de opleiding wijzigen in het Document?
Ga naar Documenteigenschappen via de drie puntjes rechtsboven en pas daar de gekoppelde opleidingen aan