Gebruikerstypes en rollen

Gewijzigd op Di, 16 Jun om 10:07 AM

Om veilig samen te werken in Docfield bepaal je niet alleen wie toegang heeft, maar ook wat iemand mag doen. Dit wordt geregeld met gebruikerstypes en rollen. Een gebruiker krijgt eerst een gebruikerstype toegewezen: Eigenaar, Lid of Gast. Vervolgens bepaal je per map, template of document welke rol deze gebruiker krijgt. De combinatie van het gebruikerstype en de rol bepaalt uiteindelijk welke acties een gebruiker kan uitvoeren. In deze handleiding lees je hoe gebruikerstypes en rollen samenwerken en welke mogelijkheden elk niveau biedt.

Schermafbeelding

In deze handleiding

Gebruikerstypes en rollen

Hoe werken deze rechten samen?

Gebruikerstypes en rollen

Binnen Docfield zijn er twee niveaus zaken die van invloed zijn op rechten:

Gebruikerstype: beschrijft welke rollen de gebruiker kan hebben.
Rol: bepaalt wat iemand mag doen binnen een specifieke map, template of document.

Een gebruiker kan bijvoorbeeld een Lid zijn met alleen leesrechten op één document, terwijl dezelfde gebruiker bewerkrechten heeft op een ander document. Eigenaren vormen hierop een uitzondering. Zij hebben altijd toegang tot alle objecten binnen de omgeving.

Je kunt gebruikers toegang geven via de knop Delen rechtsboven in een map, template of document. Wil je meer weten over het uitnodigen van gebruikers en het beheren van toegangsrechten? Lees dan de handleiding Gebruikers toegang geven en beheren.

Gebruikerstypes

Iedere gebruiker in Docfield krijgt een gebruikerstype toegewezen. Docfield kent drie gebruikerstypes:

Eigenaren
Leden
Gasten

Het gebruikerstype bepaalt welke algemene rechten een gebruiker binnen de omgeving heeft.

	Eigenaar	Lid	Gast
Instellingen bewerken	Ja	Nee	Nee
Gebruikers beheren	Ja	Nee	Nee
Globale elementen	Beheren	Gebruiken	Gebruiken* (alleen voor contracten)
Standaardtoegang op objecten	Volledig	Geen	Geen
Kan rollen op object krijgen	N.v.t.	Lezen Reageren Bewerken Volledige toegang	Lezen Reageren Bewerken* (alleen voor contracten)

Eigenaren

Eigenaren hebben de meeste rechten binnen de omgeving. Hun rechten gelden voor de volledige omgeving, inclusief alle mappen, templates, documenten, instellingen en de opleidingspagina. Een eigenaar kan:

Alle objecten bekijken en beheren
Gebruikers toevoegen, verwijderen en beheren
Toegangsrechten aanpassen
Instellingen beheren
De opleidingspagina beheren
andere gebruikers uitnodigen als eigenaar

Eigenaren behouden altijd toegang tot alle objecten. Deze toegang kan niet worden ingetrokken. Daarnaast kan de laatste eigenaar van een omgeving niet worden verwijderd. je kunt iemand als eigenaar uitnodigen door naar de gebruikerslijst te gaan en daar op gebruiker uitnodigen.

Leden

Leden zijn interne gebruikers die toegang krijgen tot objecten waarvoor zij rechten hebben ontvangen. Wanneer je een lid toevoegt via de gebruikerspagina, krijgt deze gebruiker standaard nog geen toegang tot mappen, templates of documenten. Pas nadat je rechten hebt toegekend, worden deze objecten zichtbaar voor de gebruiker. Leden kunnen geen toegang krijgen tot:

Instellingen
De opleidingspagina
Gebruikerslijst

Hun mogelijkheden binnen documenten, templates en mappen zijn volledig afhankelijk van het toegangsniveau dat zij ontvangen.

Gasten

Gasten zijn bedoeld voor externe gebruikers die tijdelijk of beperkt toegang nodig hebben.

In tegenstelling tot leden worden gasten niet toegevoegd aan de volledige omgeving. Je nodigt een gast uit voor een specifieke map, template of document via de knop Delen. Gasten kunnen bijvoorbeeld documenten beoordelen of feedback geven, zonder toegang te krijgen tot andere onderdelen van de omgeving. Gasten kunnen niet:

Instellingen wijzigen
Andere gebruikers uitnodigen
Nieuwe mappen, templates of documenten aanmaken
Volledige beheerrechten krijgen

Standaard ontvangen gasten toegang via een magic link. Wanneer binnen de organisatie Single Sign-On (SSO) wordt gebruikt, kunnen gasten ook via die methode inloggen.

Rollen

Voor iedere map, template of document kun je een toegangsniveau toekennen. Hiermee bepaal je welke acties een gebruiker binnen dat object mag uitvoeren. Docfield kent vier rollen:

Rol	Mogelijkheden
Volledige toegang	Gebruikers uitnodigen en beheren, toegangsrechten aanpassen, objecten aanmaken, verplaatsen, dupliceren, archiveren en verwijderen.
Kan bewerken	Inhoud aanpassen, Smartfields invullen, workflowstappen uitvoeren, blokken en secties beheren.
Kan becommentariëren	Opmerkingen plaatsen, beantwoorden en oplossen. Daarnaast de versiegeschiedenis bekijken.
Kan lezen	Inhoud bekijken, documenten exporteren, zoeken binnen documenten en opmerkingen lezen.

Hoe werken deze rechten samen?

Het gebruikerstype bepaalt welke rechten een gebruiker maximaal kan krijgen binnen de omgeving. Het toegangsniveau bepaalt vervolgens wat die gebruiker binnen een specifieke map, template of document mag doen.

Zo kan een lid bijvoorbeeld Volledige toegang, Kan bewerken, Kan becommentariëren of Kan lezen krijgen, afhankelijk van de rechten die zijn toegewezen. Een gast heeft altijd beperkte toegang en kan alleen de rechten Kan becommentariëren of Kan lezen krijgen.

Eigenaren vormen hierop de uitzondering. Zij hebben altijd volledige toegang tot alle objecten binnen de omgeving en behouden deze toegang ongeacht de ingestelde toegangsrechten.