Template Workflow

Gewijzigd op Di, 7 Apr om 5:04 PM

Met de Template Workflow houd je overzicht over de status van je templates. Je ziet in één oogopslag waar een template zich bevindt en wie nog iets moet doen. Dit helpt je om beter samen te werken, fouten te voorkomen en sneller tot een definitieve template te komen.

In deze handleiding

Workflow status

Workflow instellen (voor beheerders)

Wat gebeurt er in read-only stappen

Toevoegen aan Kalender

Workflow instellen (voor beheerders)

Beheerders (Owners) kunnen de template workflow aanpassen via Instellingen → Template Workflow. Hier stel je in hoe het proces rondom templates verloopt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Binnen deze instellingen kun je:

Workflow stappen aanpassen of nieuwe stappen toevoegen
Een workflow stap instellen als read-only
Gebruikers toewijzen of informeren per stap
Deadlines instellen voor wanneer iets afgerond moet zijn

Zo zorg je voor een duidelijk en gestructureerd proces binnen je organisatie.

Workflow status aanpassen

Elke template doorloopt standaard dezelfde stappen. Deze workflow wordt automatisch toegepast op alle templates. De standaard stappen zijn:

Writing – De template wordt gemaakt of aangepast
Checking – De template wordt gecontroleerd
Approved (read-only) – De template is goedgekeurd en niet meer te bewerken
Finalized (read-only) – De template is definitief en vastgezet

Je hoeft deze workflow niet zelf toe te voegen, dit gebeurt automatisch.

Als gebruiker kun je een template naar een volgende stap zetten, maar ook teruggaan naar een eerdere stap als er nog wijzigingen nodig zijn. Je gaat vooruit via Complete step, maar terugzetten doe je door direct op de gewenste workflow stap te klikken.

Staat een template bijvoorbeeld op Goedgekerud en wil je nog iets aanpassen? Zet de workflow dan terug naar Schrijven, voer je wijziging door en rond daarna de stap opnieuw af. Alleen gebruikers met schrijf rechten of hoger kunnen de workflow aanpassen. Wanneer je een workflow stap wijzigt, worden betrokken gebruikers automatisch geïnformeerd:

Toegewezen gebruikers ontvangen een e-mail
Eventuele opmerkingen die je toevoegt, worden meegestuurd in de e-mail

Wat gebeurt er in read-only stappen

In workflowstappen die zijn ingesteld als read-only, kun je geen wijzigingen meer maken in de template. Dit betekent dat de inhoud is vastgezet om te voorkomen dat goedgekeurde templates per ongeluk worden aangepast. Je kunt in deze fase niet meer:

Blokken toevoegen, verwijderen of aanpassen
Nummering wijzigen
Vertalingen aanpassen
Bijlagen wijzigen
Voorpagina aanpassen
Workflow van documenten aanpassen
Template-instellingen wijzigen (behalve titel en map)
Smart fields aanpassen of verwijderen
Secties wijzigen

Er zijn echter enkele uitzonderingen. Globale blokken en globale smart fields worden nog steeds automatisch bijgewerkt. Wanneer deze centraal worden aangepast, worden de wijzigingen ook doorgevoerd in de template, zelfs als deze read-only is.

Toevoegen aan Kalender

Wanneer er een deadline is ingesteld in een workflowstap, verschijnt onderaan de optie om deze toe te voegen aan je kalender. Hiermee kun je de deadline eenvoudig opslaan, zodat je deze niet over het hoofd ziet. Volg deze stappen:

Klik op Toevoegen aan kalender
Er wordt automatisch een bestand gedownload
Open dit bestand om de deadline aan je kalender toe te voegen

Zo heb je belangrijke deadlines altijd direct in je eigen agenda staan.