In Docfield blijven documenten standaard gekoppeld aan het template waarvan ze zijn gemaakt. Wijzigingen aan het template worden daardoor automatisch doorgevoerd in alle gekoppelde documenten. Soms is dit niet wenselijk, bijvoorbeeld wanneer een document ter beoordeling of onderhandeling bij een externe partij ligt. Om te voorkomen dat wijzigingen in het template tijdens deze periode worden overgenomen, kun je een document automatisch loskoppelen van het template via een workflowstap.

In deze handleiding

Een document automatisch loskoppelen

Gevolgen van loskoppelen

Waarschuwing bij het loskoppelen

Herken een loskoppelstap

Een document automatisch loskoppelen

Een document wordt niet handmatig losgekoppeld, maar automatisch zodra een vooraf ingestelde workflowstap wordt bereikt. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Open het gewenste template.
2. Ga naar de workflow.
3. Maak een nieuwe workflowstap aan of bewerk een bestaande stap.
4. Schakel de optie Document loskoppelen van template in.
5. Sla de workflow op.

Vanaf dat moment wordt ieder document dat deze workflowstap bereikt automatisch losgekoppeld van het template. Een template kan maximaal één workflowstap bevatten waarmee een document wordt losgekoppeld.

Gevolgen van loskoppelen

Zodra een document de ingestelde workflowstap bereikt, wordt het losgekoppeld van het template. Vanaf dat moment worden inhoudelijke wijzigingen in het template niet meer automatisch toegepast op het document. De inhoud van het document blijft dus hetzelfde, ook als het template later wordt aangepast. Voordat het document wordt losgekoppeld, verschijnt er een waarschuwing. Hierin staat dat de actie permanent is en dat het document daarna niet meer kan worden teruggezet naar een eerdere workflowstap.

Nadat je een document hebt losgekoppeld kan je hem niet meer terugkoppelen. Mocht je dit toch willen; maak dan een kopie van het document. Kopieen worden automatisch weer in de eerste stap gezet en gekoppeld.

Waarschuwing bij het loskoppelen

Wanneer een gebruiker het document naar een workflowstap verplaatst die het document loskoppelt, verschijnt eerst een bevestiging. Hierin wordt aangegeven dat:

• het document permanent wordt losgekoppeld van het template;
• wijzigingen in het template niet langer worden overgenomen;
• teruggaan naar een eerdere workflowstap niet mogelijk is.

De gebruiker kan vervolgens kiezen om de actie te bevestigen of te annuleren.

Herken een loskoppelstap

Workflowstappen die een document loskoppelen, hebben een visuele aanduiding. Zo zie je direct bij welke stap het document wordt losgekoppeld van het template.  In het template zie je deze aanduiding bij de workflowstap waarvoor de optie Loskoppelen van template is aangevinkt.

In het document zie je de Disconnect icoon bij de betreffende workflowstap. Zodra je deze stap voltooit, wordt het document losgekoppeld en kun je niet meer terug naar een eerdere workflowstap.