PDF exporteren

Gewijzigd op Di, 21 Apr om 9:47 AM

In Docfield kun je van elke template of document eenvoudig een PDF maken. Dit is handig om een template/document te delen of op te slaan buiten het systeem. Je hebt hierbij de keuze uit twee soorten PDF’s: een standaard PDF en een gemarkeerde PDF. Beide varianten kunnen een watermerk ‘concept’ bevatten.

Schermafbeelding

In deze handleiding

Volg deze stappen om een document te exporteren:

Open het template/document dat je wilt exporteren
Klik rechtsboven op de drie puntjes (...)
Kies één van de opties:
- Download PDF
- Download gemarkeerde PDF

Daarna wordt de PDF direct gedownload.

Schermafbeelding

Soorten PDF's

Standaard PDF

De standaard PDF geeft een nette, definitieve weergave van je document. Deze kan zowel met als zonder het watermerk ‘concept’ worden gedownload. Het watermerk verdwijnt automatisch zodra het document zich in de laatste workflowstap bevindt. Hierdoor is deze exportvorm geschikt om te delen met klanten of andere externe partijen en wordt deze vooral gebruikt voor definitieve documenten.

Gemarkeerde PDF

De gemarkeerde PDF laat zien welke delen van het template/document bewerkbaar zijn. In deze versie worden bewerkbare teksten duidelijk gemarkeerd, wat het handig maakt voor controle of samenwerking. Deze PDF bevat altijd het watermerk ‘concept’. Teksten die niet bewerkbaar zijn, kunnen alleen worden aangepast via het bijbehorende template. Je gebruikt een gemarkeerde PDF wanneer je inzicht wilt krijgen in, of wilt laten zien, welke onderdelen nog bewerkt kunnen worden.

Schermafbeelding

Instellingen voor gemarkeerde PDF

Je kunt de weergave van een gemarkeerde PDF aanpassen via de instellingen. Klik hiervoor rechtsboven in de navigatiebalk op de drie puntjes (...) en kies “Gemarkeerde PDF opties”.

Binnen deze opties kun je het volgende instellen:

Toon beschrijving: Wanneer je deze optie inschakelt, wordt in de gemarkeerde PDF ook de hulptekst getoond die door de template maker is toegevoegd.
Toon niet geselecteerde opties (Alleen in Document): Wanneer je deze optie inschakelt, worden in de gemarkeerde PDF ook de niet-geselecteerde opties binnen keuzelijsten weergegeven.

Schermafbeelding

Watermerk ‘concept’

Standaard wordt het watermerk ‘concept’ toegevoegd aan een PDF. Dit helpt om aan te geven dat een document nog niet definitief is. Het watermerk verdwijnt automatisch in de laatste workflowstap. Beheerders kunnen het watermerk volledig uitschakelen via Instellingen → Workspace settings → PDF settings, en het later op dezelfde plek weer inschakelen indien nodig.

Schermafbeelding