Smartfields v1

Smart fields zijn handig als schrijvers van een document alleen bepaalde woorden of termen mogen aanpassen, maar niet de hele tekst. Je kunt Smart fields gebruiken in vaste teksten, aanpasbare teksten en keuze opties.

Een Smart field is een veld waarin je één term invult die op meerdere plekken in het template of document terugkomt. Het gaat meestal om korte woorden of zinnen, zoals een naam, studiejaar of opleidingstitel.

In deze handleiding

Een Smart field aanmaken

Globale Smart fields en automatische velden

Soorten Smart fields

Smart fields gebruiken in conditionele logica

Smart fields beheren

Status en gebruik

Meta fields

Meta fields aanmaken

Meta fields invullen

Zichtbaarheid in documenten

Een Smart field aanmaken

Er zijn twee manieren om een Smart field toe te voegen:

1. Via de tekstblok
   Klik in een tekstblok en vervolgens in de bovenste menubalk op het bliksemicoon .
   Er verschijnt een lijst met verschillende soorten Smart fields:

   • Globale Smart fields

   • Automatische velden

   • Standaard Smart fields

2. Via selectie van tekst
   Selecteer een woord in de tekst en klik daarna op het bliksemicoon.
   Het geselecteerde woord wordt automatisch omgezet in een Smart field.

Globale Smart fields en automatische velden

• Globale Smart fields kunnen alleen worden aangemaakt door eigenaren.
  Ze werken hetzelfde als gewone Smart fields, maar zijn beschikbaar in alle templates binnen de omgeving.

• Automatische velden worden automatisch ingevuld met informatie die al bekend is, zoals documenttitel of aanmaakdatum.

Lees hier meer over [automatische velden voor opleidingen] en globale Smart fields om te begrijpen hoe ze precies werken.

Soorten Smart fields

Om consistentie te behouden, kun je instellen welk type informatie in een Smart field mag worden ingevuld.
De volgende soorten zijn beschikbaar:

Smart fields gebruiken in conditionele logica

Je kunt Smart fields ook gebruiken in conditionele logica.
Dat betekent dat je bepaalde blokken in een document kunt laten tonen of verbergen op basis van:

• De ingevulde waarde in een Smart field, of

• De geselecteerde optie in een keuzelijst Smart field.

Smart fields beheren

Alle Smart fields die je hebt aangemaakt, vind je terug in het overzicht:

1. Klik rechtsboven op het bliksemicoon ⚡️.

2. Er opent een tabblad met een lijst van alle Smart fields:

   • Globale Smart fields

   • Gewone Smart fields

Status en gebruik

• Staat er een getal naast een Smart field? Dan betekent dit dat het veld wordt gebruikt in het template en niet verwijderd kan worden.

• Staat er geen getal? Dan kun je het veld verwijderen.

Let op: als je een Smart field verwijdert uit de tekst, blijft het nog bestaan in de lijst.
Om het volledig te verwijderen, klik je in het overzicht op de drie puntjes (…) naast het veld en kies je Smart field verwijderen.

Meta fields

Meta fields lijken op gewone Smart fields, maar hoeven niet in de tekst van het document te staan.
Ze zijn handig voor informatie die over het document gaat, zoals het niveau of type opleiding.

Bijvoorbeeld: Je kunt een meta field “Niveau” aanmaken met opties voltijd en deeltijd.
De schrijver kiest dan een optie, zonder dat dit letterlijk in de tekst hoeft te verschijnen.

Meta fields aanmaken

1. Ga in de zijbalk van Smart fields naar het tabblad “Meta fields”.

2. Klik op “Maak meta field”.

3. Geef een naam en stel de eigenschappen in (net als bij gewone Smart fields).

Meta fields invullen

• Je kunt waarden toevoegen in de zijbalk of via het voltooiingsmenu.

• Alle meta fields moeten ingevuld zijn voordat een document kan worden voltooid.

Zichtbaarheid in documenten

In het document zien gewone en globale Smart fields er hetzelfde uit.
Meta fields zijn niet zichtbaar in de tekst, maar wel in het Smart fields-overzicht aan de zijkant.