Alle documenten leven in een mappenstructuur die te zien is onder het kopje 'Documenten' in de navigatiebalk.


Gebruikers & Rechten

  • Als je het documenten dashboard opent, krijg je alle documenten te zien waar je de juiste toegang naar hebt.
  • Klik op het 'delen' icoon rechtsboven om gebruikers toe te voegen aan een map.
  • Door links van het 'delen' icoon op een letter-icoon te klikken of op "+X" (X is het aantal gebruikers van een map), kan je zien wie en hoeveel gebruikers toegang hebben tot de map. Let op: dit kunnen ook gebruikers zijn van bovenliggende mappen.
  • Hier vind je meer informatie over gebruikers en rechten.


Filters

  • Wanneer je op zoek bent naar een document, kan er op 4 manieren gefilterd worden tussen documenten:
    • Documentnaam; door te zoeken in de zoekbalk boven het documentenoverzicht.
    • Gearchiveerde en/of actieve documenten; selecteer de juiste filter
    • Documenten met een specifieke template; selecteer aan welk template het document vast moet zitten.
    • Documentstatus;
      - 'Actief' = de documenten die niet in de laatste workflow status zitten.
      - 'Ondertekenen' = de documenten die in de ondertekeningsfase van de workflow zitten.
      - 'Afgerond' = alle documenten die wel in de laatste workflow status zitten.


Mappen

  • Klik op de naam van de map om alle documenten in die map te openen.
  • Klik op het + icoontje naast de mapnaam om een nieuwe map aan te maken. Deze zal worden geplaatst in de map waarbij je op + geklikt heb. 

  • Je kunt mappen verplaatsen door deze met de muis aan te klikken en vast te houden, je kan dan de map naar de gewenste plek slepen. Let op: alle documenten die zich in de map bevinden zullen worden meegenomen.


Documenten overzicht (zie onderstaande afbeelding)

  1. Hier kun je zien welke map er open staat. Door op deze mapnamen te klikken zal die map geopend worden.
  2. Klik op het link icoontje om de URL naar deze map te kopiëren naar uw klembord
  3. Klik op het download-icoontje om data van documenten uit een map te downloaden in een csv-bestand.
  4. Klik op de 3 puntjes om o.a. de mapnaam te wijzigen en de map te verwijderen.
  5. Hier kan je zien welke gebruikers er toegang hebben tot deze map. Voor meer info over rechten zie het kopje 'Gebruikers & Rechten' bovenaan.
  6. Hier kan je de map met onderliggende documenten delen met andere gebruikers
  7. Nieuw document aanmaken. Zie dit artikel voor meer informatie.
  8. De naam van het document. Je kan deze alfabetisch (A-Z en Z-A) sorteren door erop te klikken.
  9. Wanneer het document voor het Laatsts gewijzigd is. Je kan deze sorteren op datum door erop te klikken.
  10. De kolom met het tekstwolkje geeft de hoeveelheid onopgeloste reacties aan in het document.
  11. Dit geeft de workflow status van het document aan. Lees meer over het gebruik van workflows in dit artikel.
  12. De voortgang balk geeft aan hoeveel van de verplichte taken zijn uitgevoerd. 
  13. De deadline weergeeft de deadline voor de geactiveerde workflow.
  14. De naam van de template.
  15. Bij 'Acties' (het icoon met de drie puntjes) heb je de volgende opties:
    • Documenteigenschappen van het document.
    • Dupliceren van het document.
    • Verplaatsen van document naar andere map.
    • Archiveren van het document.
    • Verwijderen van het document.

Let op: Afhankelijk van je rechten kan je sommige acties niet uitvoeren.