Alle documenten leven in een mappenstructuur die te zien is onder het kopje 'Documenten' in de navigatiebalk.
Gebruikers & Rechten
- Als je het documenten dashboard opent, krijg je alle documenten te zien waar je de juiste rechten voor hebt.
- Elke gebruiker heeft alleen toegang tot de documenten en mappen waar hij de juiste rechten voor heeft.
- Klik op het 'gebruikers' icoon of op 'nieuwe gebruiker uitnodigen' om gebruikers toe te voegen aan de map.
- Door op de ronde avatar te klikken, kan je zien welke gebruikers toegang hebben tot de map. Let op: dit kunnen ook gebruikers zijn van bovenliggende mappen.
- Hier vind je meer informatie over gebruikers en rechten.
Filters
- Door op 'Filter' te klikken kun je in alle bestaande en verwijderde documenten zoeken. Je kan filteren op:
- Documentnaam;
- Documenten met een specifieke template;
- Documentstatus. 'Actief' = de documenten die niet in de laatste workflow status zitten. 'Afgerond' = alle documenten die wel in de laatste workflow status zitten;
- Het tonen van gearchiveerde documenten.
Mappen
- Klik op de naam van de map om alle documenten in die map te openen.
- Klik op het + icoontjes naast de map om een nieuwe map aan te maken. Deze zal worden geplaatst in de map waarbij je op + geklikt heb.
Je kunt mappen verplaatsen door deze met de muis aan te klikken en vast te houden, je kan dan de map naar de gewenste plek slepen. Let op: alle documenten die zich in de map bevinden zullen worden meegenomen.
Documenten overzicht
- Hier kun je zien welke map er open staat. Door op deze mapnamen te klikken zal die map geopend worden.
- Klik op het link icoontje om de url naar deze map te kopieren naar uw klembord
- Klik op de 3 puntjes om o.a. de mapnaam te wijzigen en de map te verwijderen.
- Hier kan je zien welke gebruikers er toegang hebben tot deze map. Voor meer info over rechten zie het kopje 'Gebruikers & Rechten' bovenaan.
- Nieuw document aanmaken. Zie dit artikel voor meer informatie.
- De naam van het document. Je kan deze alfabetisch (A-Z en Z-A) sorteren door erop te klikken.
- De naam van de template.
- Waneer het document voor het laatstst gewijzigd is. Je kan deze alfabetisch (A-Z en Z-A) sorteren door erop te klikken.
- Deze kolom geeft de hoeveelheid onopgeloste reacties aan het het document.
- Dit geeft de workflow status van het document aan. Lees meer over het gebruik van workflows in dit artikel.
- De voortgang balk geeft aan hoeveel van de verplichte taken zijn uitgevoerd.
- De deadline for de geactiveerde workflow.
- Bij 'Acties' (het icoon met de drie puntjes) heb je de volgende opties:
- Documenteigenschappen van het document.
- Dupliceren van het document.
- Archiveer van het document.
- Verwijderen van het document.
Let op: Afhankelijk van je rechten kan je sommige acties niet uitvoeren.
