Bijlagen toevoegen & beheren

Soms bevat een document informatie die niet goed in de hoofdstukken past, zoals grote tabellen, figuren of aanvullende stukken tekst. In dat geval kun je gebruikmaken van bijlagen.
Bijlagen worden altijd toegevoegd in PDF formaat, zodat je maximale flexibiliteit hebt. Je kunt zo eenvoudig één of meerdere pagina’s koppelen met tabellen, afbeeldingen of andere informatie.

In deze handleiding

Soorten bijlagen

Extra Bijlages

Bijlagen instellen in het Template

Opties per bijlage

Bijlagen gebruiken in een document

Bijlage invullen in een Document

Extra bijlage toevoegen in een Document

Goedkeuren van bijlagen

Aanpassingen doen

Soorten bijlagen

Er zijn drie soorten bijlagen die je vanuit het Template kan instellen:

1. Vaste bijlagen (templatebijlagen)

   • Worden direct aan het template gekoppeld.

   • Zijn altijd hetzelfde in elk document dat met dit template wordt gemaakt.

2. Verplichte documentbijlagen

   • Moeten door de schrijver van het document zelf worden geüpload.

   • Zijn verplicht voor elk document dat met dit template wordt gemaakt.

3. Optionele documentbijlagen

   • Kunnen door de schrijver naar eigen keuze worden toegevoegd.

   • Het is niet verplicht om ze toe te voegen.
     

Extra Bijlages

Daarnaast is het ook mogelijk om de schrijvers van een document extra bijlages toe te laten voegen buiten de bijlages van het Template om (bijvoorbeeld wanneer elk document een compleet andere set van bijlages bevat). 

Om dit in te stellen:

• Ga in het Template naar de template-eigenschappen.

• Zet de optie “Gebruikers toestaan om extra bijlagen aan te maken in documenten” aan.

• Schrijvers kunnen daarna zelf bepalen hoeveel en welke PDF’s zij als bijlage willen toevoegen.

Bijlagen instellen in het Template

1. Open het Template

2. Klik in de zijbalk op + Bijlage toevoegen.

3. Upload het gewenste PDF bestand

4. Stel indien nodig de gewenste opties in (zie hieronder).

Opties per bijlage

Wanneer je een bijlage toevoegt, kun je de volgende instellingen gebruiken:

• Automatisch nummeren: Er wordt automatisch een nummer toegevoegd vóór de titel van de bijlage.

• Type bijlage: Kies één van de drie typen bijlagen

• PDF uploaden: Upload een PDF-bestand als bijlage.

  • Voor templatebijlagen is dit altijd verplicht.

  • Voor documentbijlagen geldt: verplicht bij verplichte bijlagen, optioneel bij optionele bijlagen.

• Voorblad met titel: Voegt een aparte pagina toe met alleen de titel van de bijlage.

• Koptekst weergeven in PDF: De ingestelde koptekst in het template wordt ook getoond in de bijlage (indien de bijlage een witte achtergrond heeft).

• Voettekst weergeven in PDF: De ingestelde voettekst in het template wordt ook getoond in de bijlage (indien de bijlage een witte achtergrond heeft).

Bijlagen gebruiken in een document

Wanneer een schrijver een nieuw document maakt op basis van een template, worden de vaste en verplichte bijlagen automatisch toegevoegd. Daarnaast kan de schrijver, afhankelijk van de instellingen in het template, zelf extra bijlagen toevoegen.

Bijlage invullen in een Document

1. Open het Document

2. Klik in de zijbalk onderaan op de bijlage die je wilt invullen.

3. Upload het gewenste PDF bestand.

Extra bijlage toevoegen in een Document

1. Open het Document

2. Klik in de zijbalk en

3.  + Bijlage toevoegen.

4. Upload het gewenste PDF bestand.

5. Stel indien nodig de gewenste opties in (dit zijn dezelfde opties als hierboven getoond onder 'Bijlagen instellen in het Template').

Goedkeuren van bijlagen

• Voor verplichte bijlagen moet eerst een bestand worden geüpload.

• Daarna kan de sectie worden goedgekeurd.

Aanpassingen doen

Wil je een verplichte bijlage aanpassen of verwijderen nadat de sectie al is goedgekeurd?

1. Zet het document terug naar een schrijfstap.

2. Unapprove de sectie.

3. Verwijder de oude bijlage of pas het aan.