Een van de grote voordelen van Docfield is dat meerdere mensen online aan hetzelfde document kunnen werken en tegelijk commentaar kunnen geven.
Bij het uitnodigen van nieuwe gebruikers kun je het e-mailadres van nieuwe gebruikers invoeren. Bestaande gebruikers kunnen ook op naam toegevoegd worden.
Documentniveau
Gebruikers kunnen worden uitgenodigd tot een enkel document op de volgende wijze:
1. Open het document waarin je iemand wilt uitnodigen.
2. Klik rechtsboven het document op de knop "Delen". Links van deze knop zie je welke personen al toegang hebben tot het document.
3. In de pop-up, vul je het e-mailadres in van de persoon die je wilt uitnodigen. Als de persoon al bekend is in Docfield kan je ook de naam invullen. Kies ook welk recht de persoon krijgt (volledige toegang, bewerken, reageren of lezen). Denk eraan dat mensen die nog geen Docfield-account hebben, als gast worden uitgenodigd en geen volledige toegang hebben.
Klik op de blauwe knop "Verstuur uitnodiging" om een persoon uit te nodigen.
4. De uitgenodigde persoon krijgt een email om toegang te krijgen tot het document.
Mapniveau
Gebruikers kunnen ook op mapniveau worden toegevoegd en kunnen dan alle documenten in de directe map en onderliggende mappen; bewerken, van commentaar voorzien of lezen (afhankelijk van hun rechten). Denk eraan dat mensen die nog geen Docfield-account hebben, als gast worden uitgenodigd en geen volledige toegang hebben.
Het uitnodigen van een gebruiker op mapniveau gebeurt op de volgende wijze:
1. Klik in de documentomgeving van Docfield op de map waarvoor u iemand wilt uitnodigen. Klik rechtsboven op delen.
2. Vul het e-mailadres in van de persoon die u wilt uitnodigen. Selecteer het recht dat u geeft aan de uitgenodigde persoon (volledige toegang, bewerken, reageren, lezen). Voeg eventueel een bericht toe aan de uitnodiging en klik op de blauwe knop "Verstuur Uitnodiging".
Let op: alleen eigenaars en gebruikers met volledige toegang kunnen anderen uitnodigen.