Introductie


Eigenaren, Leden en Gasten

In deze handleiding staat uitgelegd wat de verschillen tussen de 3 types in de omgeving zijn. Als je dit leest, ben je hoogstwaarschijnlijk een eigenaar. Dit betekent dat toegangsrechten voor jou op de gehele omgeving gelden (dat betekent, voor alle objecten + de opleidingenpagina + instellingen.

Leden en gasten kunnen geen toegang tot deze pagina's krijgen.

Zodra je een lid toevoegt, is de standaardwaarde voor alle objecten geen toegang. Pas als je deze gebruiken rechten op objecten verleend, zullen ze dus in hun omgeving verschijnen. Gasten kan je niet aan de gehele omgeving toevoegen, deze kan je voor objecten uitnodigen waar ze nodig zijn. Ga hiervoor naar de map, template of het document en klik op "delen".


Eigenaren kunnen:

  • De configuratie van de omgeving bijwerken door toegang te krijgen tot pagina's zoals 'Data' en 'Instellingen';
  • Toegang krijgen tot en wijzigingen aanbrengen in de pagina's 'Gebruikers' en 'Programma's';
  • Andere eigenaars, leden en gasten uitnodigen, verwijderen of machtigingen wijzigen;
  • Standaard 'volledige toegang' hebben tot elk object, dit kan niet worden gewijzigd;
  • De laatste eigenaar kan nooit worden verwijderd.

Leden kunnen:

  • Elk toegangsniveau toegewezen krijgen aan elk object;

Hierdoor kunnen zij geen: 

  • instellingen wijzigen;
  • de opleidingenpagina wijzigen.

Gasten kunnen:

  • Elk toegangsniveau toegewezen krijgen aan elk object, behalve 'kan bewerken' en 'volledige toegang';

Hierdoor kunnen zij geen:

  • instellingen wijzigen;
  • andere gebruikers kunnen uitnodigen;
  • mappen, sjablonen of documenten aanmaken;


Gasten kunnen gepromoveerd worden tot leden of eigenaars en leden kunnen gepromoveerd worden tot eigenaars zonder enig lokaal toegangsrecht te verliezen.

Toegangsrechten

In de omgeving zijn 5 niveaus van toegang. In dit document staat uitgeschreven hoe die niveaus zich tot elkaar verhouden en welke rechten per niveau zijn verleend.

Rechten gelden voor leden en gasten per object. Objecten zijn documenten, templates of mappen (van zowel documenten als templates) 

1. Volledige toegang

Dit niveau betekent dat een gebruiker op aangegeven object het volgende kan doen: 

  • alles doen wat het "Kan bewerken" niveau kan doen;
  • objecten (inclusief mappen) maken, verwijderen, wijzigen (inclusief archiveren en dupliceren) en verplaatsen;
  • verwijderde documenten en sjablonen herstellen en permanent verwijderen van de pagina's 'Verwijderde sjablonen' en 'Verwijderde documenten';
  • externen, leden en aangepaste gebruikersgroepen uitnodigen voor een object en hun toegangsniveau wijzigen;

in templates:

  • template eigenschappen bijwerken;
  • workflow, goedkeuringsstappen en nummeringinstellingen bijwerken;

in documenten:

  • documenteigenschappen bijwerken;
  • workflow-stap toegewezen persoon toewijzen en een deadline instellen;
  • ondertekenaars toewijzen en configureren;
  • een document publiceren of niet-publiceren, publicatie bijwerken en de zichtbaarheid van oudere versies aanpassen;
  • toegang krijgen tot het PDF-archief.

2. Kan bewerken

Dit niveau betekent dat een gebruiker op aangegeven object het volgende kan doen:

  • alles doen wat het "kan becommentariëren" niveau kan doen;
  • documentgegevens exporteren naar CSV;
  • bijlagen toevoegen, verwijderen, bewerken en verplaatsen in een template of document;

in templates:

  • blokken toevoegen, verwijderen, bewerken en verplaatsen (inclusief blokbeschrijvingen en logische voorwaarden);
  • secties toevoegen, verwijderen, bewerken en verplaatsen;

in documenten:

  • bewerkbare blokinhoud bijwerken;
  • keuzes maken in keuzelijsten;
  • rijen toevoegen in invultabellen;
  • invullen van slimme velden;
  • een document naar de volgende of vorige workflow-stap verplaatsen;
  • bewerkbare blokken en bijlagen goedkeuren;
  • toegang krijgen tot het voltooiingsmenu;
  • inhoud importeren van/naar een document.

3. Kan becommentariëren

Dit niveau betekent dat een gebruiker op aangegeven object het volgende kan doen:

  • alles doen wat het "Kan lezen" niveau kan doen;
  • toegang hebben tot versiegeschiedenis;
  • nieuwe opmerkingen toevoegen, antwoorden, oplossen en opgeloste opmerkingen lezen in een object
  • hun eigen opmerkingen bewerken of verwijderen.

4. Kan lezen

Dit niveau betekent dat een gebruiker het volgende kan doen:

    • objecten lezen binnen een map:
    • submappen;
    • lijst met sjablonen of documenten;
  • de pagina's 'Alle documenten' en 'Alle sjablonen' lezen;
  • filters toepassen in mappen en een link naar een map kopiëren;
  • activiteit, de inhoud en onopgeloste opmerkingen in een sjabloon of document lezen;
  • toegang krijgen tot een link naar de gepubliceerde versie van een document;
  • een sjabloon of document exporteren naar PDF- of docx-formaat;
  • een sjabloon of document exporteren als geannoteerde PDF en geannoteerde PDF-instellingen configureren;
  • een lijst van gebruikers lezen die zijn uitgenodigd voor een object;
  • toegewezen worden als een workflow-stap toegewezen persoon;
  • toegewezen worden als ondertekenaar;
  • genoemd worden in een opmerking.

5. Geen toegang

Dit niveau betekent dat een gebruiker geen lees rechten heeft op dit object, waardoor dit object niet in de omgeving van gebruiker wordt getoond.


Mappen indelen

In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je de het best de mappenstructuur kan inrichten. Toegangsrechten in mappen werken hiërarchisch.

Er zijn twee soorten toegang: handmatige en overgenomen toegang.

Handmatige toegang is per map in te stellen, waarbij automatisch onderliggende mappen overgenomen toegang krijgen.

Een voorbeeld hiervan is een gebruiker die toe wordt gevoegd aan de omgeving. Voor de Bronmap "Map 1" krijgt deze gebruiker "kan lezen" toegang. Nu heeft deze gebruiker automatisch overgenomen toegang "kan lezen" tot alle mappen hieronder.
Als echter in een van de onderliggende mappen het toegangsniveau wordt aangepast, overschrijft deze toegang in de overgenomen toegang. 

Ter verduidelijking, de eerste situatie is:

  • Map 1 (bronmap) = geen toegang
    • Map 2 (submap) = geen toegang
      • Map 3 (submap) = geen toegang

Overgenomen toegangsrechten werken van boven naar beneden: de rechten die je voor Map 1 krijgt, gelden ook voor Map 2 en Map 3.

  • Map 1 (bronmap) = kan lezen
    • Map 2 (submap) = kan lezen
      • Map 3 (submap) = kan lezen

Als nu aanpassingen aan de toegangsrechten worden gedaan van Map 2, heeft dit wel effect op Map 3, maar niet op Map 1. 

  • Map 1 (bronmap) = kan lezen
    • Map 2 (submap) = kan bewerken
      • Map 3 (submap) = kan bewerken

Doordat de toegangsrechten bij Map 2 handmatig zijn aangepast, overschrijven zij de bovenliggende toegang. Handmatige toegang wordt geprioriteerd. 


Tip: het kan zinvol zijn om een aantal gebruikers "Volledige Toegang" te verlenen in de map waar zij het meeste werk in verrichten. Zo is het duidelijk wie workflow stappen doorzet, gebruikers uitnodigt en uiteindelijk documenten uitstuurt.


Tevens is het voor alle eigenaren duidelijk wie het aanspreekpunt wordt als documenten in deze map niet op schema liggen.