Rollen en rechten

In deze handleiding staat uitgelegd wat de verschillen tussen de 3 types in de omgeving zijn. Als je dit leest, ben je hoogstwaarschijnlijk een eigenaar. Dit betekent dat toegangsrechten voor jou op de gehele omgeving gelden (dat betekent, voor alle objecten + de opleidingenpagina + instellingen). Leden en gasten kunnen geen toegang tot deze pagina's krijgen. Zodra je een lid toevoegt, is de standaardwaarde voor alle objecten geen toegang. Pas als je deze gebruiken rechten op objecten verleend, zullen ze dus in hun omgeving verschijnen. Gasten kan je niet aan de gehele omgeving toevoegen, deze kan je voor objecten uitnodigen waar ze nodig zijn. Ga hiervoor naar de map, template of het document en klik op "delen".

Gebruikerstype

Eigenaren

Eigenaren hebben de meeste rechten binnen het systeem. Zij kunnen:

• Alles zien en beheren in de omgeving

• Andere gebruikers (eigenaars, leden, gasten) toevoegen, verwijderen of hun rechten aanpassen

• Altijd toegang houden tot elk object (dit kan niet worden ingetrokken)

• Niet worden verwijderd als zij de laatste eigenaar zijn

Leden

Leden hebben flexibelere toegangsrechten. Je kunt ze per object (map, template of document) een specifiek toegangsrecht geven (zoals beheren, bekijken, reageren of bewerken). Wat kunnen leden niet:

• De instellingenpagina openen of wijzigen

• De opleidingspagina openen of wijzigen

Gasten

Gasten hebben net als leden flexibele toegangsrechten. Je kunt ze per object (map, template of document) beperkte toegangsrechten geven (zoals reageren of lezen). Toegang voor gasten:

• Kunnen Templates/Documenten bekijken of erop reageren

• Kunnen géén Templates/Documenten bewerken (afhankelijk van je omgeving) of volledige toegang krijgen

Gasten krijgen standaard toegang tot Docfield via een magic link (tenzij SSO is ingesteld voor de gebruiker). Ze hoeven geen wachtwoord in te stellen maar kunnen dit wel doen via hun profiel.

Wat kunnen gasten niet:

• Instellingen wijzigen

• Andere gebruikers uitnodigen

• Nieuwe mappen, Templates of documenten aanmaken

Gebruikerstype kiezen

Docfield besluit automatisch als je iemand uitnodigt op een object of deze persoon een Gast of een Lid wordt aan de hand van de rechten die je deze persoon toekent, deze keuze hoef je niet zelf te maken. Als je een gast meer rechten geeft dan toegestaan is voor gasten, wordt de gebruiker automatisch ge-upgrade.

Een gebruiker nodig je uit via een specifiek object. Ga hiervoor naar de map, Template of het Document en klik op ‘Delen’.

Je kan ook een gebruiker toevoegen aan de omgeving via de gebruikerspagina. Als je een gebruiker op deze manier toevoegt wordt dit standaard een 'lid'. Standaard krijgt een nieuw lid geen toegang tot objecten. Je moet hen per object toegang geven.

Toegangsrechten kunnen per object verschillen. Lees hier meer over de vijf toegangsrechten in de handleiding Toegangsrechten