In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je de het best de mappenstructuur kan inrichten. Toegangsrechten in mappen werken hiërarchisch.
Er zijn twee soorten toegang:
1. Handmatige toegang
2. Overgenomen toegang.
Handmatige toegang is per map in te stellen, waarbij automatisch onderliggende mappen overgenomen toegang krijgen.
Een voorbeeld hiervan is een gebruiker die toe wordt gevoegd aan de omgeving. Voor de Bronmap "Map 1" krijgt deze schrijver "kan lezen" toegang. Nu heeft deze schrijver automatisch overgenomen toegang "kan lezen" tot alle mappen hieronder.
Als echter in een van de onderliggende mappen het toegangsniveau wordt aangepast, overschrijft deze toegang in de overgenomen toegang.
Ter verduidelijking, de eerste situatie is:
Map 1 (bronmap) = geen toegang
Map 2 (submap) = geen toegang
Map 3 (submap) = geen toegang
Overgenomen toegangsrechten werken van boven naar beneden: de rechten die je voor Map 1 krijgt, gelden ook voor Map 2 en Map 3.
Map 1 (bronmap) = kan lezen
Map 2 (submap) = kan lezen
Map 3 (submap) = kan lezen
Als nu aanpassingen aan de toegangsrechten worden gedaan van Map 2, heeft dit wel effect op Map 3, maar niet op Map 1.
Map 1 (bronmap) = kan lezen
Map 2 (submap) = kan bewerken
Map 3 (submap) = kan bewerken
Doordat de toegangsrechten bij Map 2 handmatig zijn aangepast, overschrijven zij de bovenliggende toegang. Handmatige toegang wordt geprioriteerd.
Tip: het kan zinvol zijn om een aantal gebruikers "Volledige Toegang" te verlenen in de map waar zij het meeste werk in verrichten. Zo is het duidelijk wie workflow stappen doorzet, gebruikers uitnodigt en uiteindelijk documenten uitstuurt.
Tevens is het voor alle eigenaren duidelijk wie het aanspreekpunt wordt als documenten in deze map niet op schema liggen.