In de omgeving zijn 5 niveaus van toegang. In dit document staat uitgeschreven hoe die niveaus zich tot elkaar verhouden en welke rechten per niveau zijn verleend.
Rechten gelden voor leden en gasten per object. Objecten zijn documenten, templates of mappen (van zowel documenten als templates)
1. Volledige toegang
Dit niveau betekent dat een gebruiker op aangegeven object het volgende kan doen:
- alles doen wat het "Kan bewerken" niveau kan doen;
- objecten (inclusief mappen) maken, verwijderen, wijzigen (inclusief archiveren en dupliceren) en verplaatsen;
- verwijderde documenten en sjablonen herstellen en permanent verwijderen van de pagina's 'Verwijderde sjablonen' en 'Verwijderde documenten';
- externen, leden en aangepaste gebruikersgroepen uitnodigen voor een object en hun toegangsniveau wijzigen;
in templates:
- template eigenschappen bijwerken;
- workflow, goedkeuringsstappen en nummeringinstellingen bijwerken;
in documenten:
- documenteigenschappen bijwerken;
- workflow-stap toegewezen persoon toewijzen en een deadline instellen;
- ondertekenaars toewijzen en configureren;
- een document publiceren of niet-publiceren, publicatie bijwerken en de zichtbaarheid van oudere versies aanpassen;
- toegang krijgen tot het PDF-archief.
2. Kan bewerken
Dit niveau betekent dat een gebruiker op aangegeven object het volgende kan doen:
- alles doen wat het "kan becommentariëren" niveau kan doen;
- documentgegevens exporteren naar CSV;
- bijlagen toevoegen, verwijderen, bewerken en verplaatsen in een template of document;
in templates:
- blokken toevoegen, verwijderen, bewerken en verplaatsen (inclusief blokbeschrijvingen en logische voorwaarden);
- secties toevoegen, verwijderen, bewerken en verplaatsen;
in documenten:
- bewerkbare blokinhoud bijwerken;
- keuzes maken in keuzelijsten;
- rijen toevoegen in invultabellen;
- invullen van slimme velden;
- een document naar de volgende of vorige workflow-stap verplaatsen;
- bewerkbare blokken en bijlagen goedkeuren;
- toegang krijgen tot het voltooiingsmenu;
- inhoud importeren van/naar een document.
3. Kan becommentariëren
Dit niveau betekent dat een gebruiker op aangegeven object het volgende kan doen:
- alles doen wat het "Kan lezen" niveau kan doen;
- toegang hebben tot versiegeschiedenis;
- nieuwe opmerkingen toevoegen, antwoorden, oplossen en opgeloste opmerkingen lezen in een object
- hun eigen opmerkingen bewerken of verwijderen.
4. Kan lezen
Dit niveau betekent dat een gebruiker het volgende kan doen:
- objecten lezen binnen een map:
- submappen;
- lijst met sjablonen of documenten;
- de pagina's 'Alle documenten' en 'Alle sjablonen' lezen;
- filters toepassen in mappen en een link naar een map kopiëren;
- activiteit, de inhoud en onopgeloste opmerkingen in een sjabloon of document lezen;
- toegang krijgen tot een link naar de gepubliceerde versie van een document;
- een sjabloon of document exporteren naar PDF- of docx-formaat;
- een sjabloon of document exporteren als geannoteerde PDF en geannoteerde PDF-instellingen configureren;
- een lijst van gebruikers lezen die zijn uitgenodigd voor een object;
- toegewezen worden als een workflow-stap toegewezen persoon;
- toegewezen worden als ondertekenaar;
- genoemd worden in een opmerking.
5. Geen toegang
Dit niveau betekent dat een gebruiker geen lees rechten heeft op dit object, waardoor dit object niet in de omgeving van gebruiker wordt getoond.